Automarkt organiseren: checklist en planning

Een automarkt vraagt om meer dan standplaatsen en auto’s: je regelt ook vergunningen, verzekering, verkeersstromen en betalingen. Begin met het terrein en de voorwaarden, en werk daarna via aanmeldingen naar de indeling. In de laatste week draait alles om bevestigingen, bewegwijzering en materiaal. Deze checklist helpt je de 77 taken in een logische volgorde af te werken, zodat standhouders weten waar ze moeten zijn en bezoekers veilig kunnen parkeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en terrein vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktverzekering controleren
Leveranciers en standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Automarkt online promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Betalingsafspraken bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Reserveringen bevestigen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Standhouderlijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kraamnummers maken
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
Contant geld voorbereiden
2 personen
Betaalapparaten testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Standhouders laatste instructies sturen
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen naar terrein brengen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Parkeervakken uitzetten
4 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Betaalpunten inrichten
2 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Cateringplek inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
4 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entreebetalingen verwerken
2 personen
Programma-informatie uitdelen
2 personen
Verkeer naar parkeerplaatsen leiden
4 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein en looppaden controleren
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Uitgang begeleiden
3 personen
Standhouders laten uitrijden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Afzethekken verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Betaalapparaten retourneren
Terrein opleveren
2 personen
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Klapbankenaantal 6
Kleedhoezenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12
Kassatafelaantal 2
Folderrekkenaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaladesaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Haspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Acculadersaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Entreebanner
Pijlbordenaantal 12
Kraamnummersaantal 40
Infobordenaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Lint voor afzettingaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Papierwaren

Entreeticketsaantal 400
Standhouderspassenaantal 100
Programmaflyersaantal 400
Plattegrondenaantal 300
Bonnetjesrollenaantal 10
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24
Kleefbriefjesaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Tangenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Grondankersaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het terrein, de vergunningen en de marktverzekering vroeg vast. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf welke voorwaarden gelden voor verkeer, parkeren, verkoop en catering.
Stuur standhouders niet pas op de ochtend zelf hun informatie. Bevestig uiterlijk 7 dagen vooraf hun standplaats, betalingsafspraak, aankomsttijd en route naar het terrein.
Maak de parkeerindeling op papier én op locatie duidelijk. Zet routeborden en pijlborden zo neer dat bezoekers vanaf de entree niet hoeven te keren of door het marktgedeelte te rijden.
Test betaalterminals, kassalades en verlengkabels minimaal 1 dag vooraf. Neem ook laders, haspels en stekkerdozen mee; een lege betaalterminal of ontbrekende kabel merk je meestal pas bij de eerste verkoop.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en plan het transport van tenten, tafels, verlichting en borden. Tel polsbandjes, bonnetjes en contant geld apart voordat je naar het terrein vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een automarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met terrein, vergunningen, verzekering en standhouders. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, indeling, bewegwijzering en een materiaalcontrole.
Wanneer moet ik standplaatsen voor een automarkt indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de definitieve standhouderlijst ongeveer 7 dagen vooraf. Zo kun je kraamnummers, route-informatie en laatste instructies op tijd versturen.
Hoeveel eten en drinken moet ik voor een automarkt bestellen?: Bestel op basis van het verwachte bezoekersaantal en tel aangemelde standhouders en medewerkers apart mee. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig de cateringbestelling daarna opnieuw.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een automarkt?: Doe een volledige controle 2 tot 3 dagen vooraf en test betaalapparaten en verlichting uiterlijk de dag ervoor. Tel op de vertrekochtend alle tafels, stoelen, tenten, kabels, borden, bonnetjes en polsbandjes na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.