Checklist para organizar una búsqueda del tesoro

Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar unas preguntas. Hay que cerrar la ruta y el punto de salida, comprobar los permisos, formar los equipos y dejar listas las pruebas, los mapas y los materiales. Esta checklist reúne 47 tareas y 51 artículos para que avances en el orden adecuado. También te ayuda a evitar olvidos habituales, como no recoger las preferencias dietéticas, quedarse sin baterías o llegar tarde para marcar el recorrido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la ruta y el punto de inicio
Comprobar el permiso de la ruta
Revisar la ruta con antelación
2 personas
Preparar tareas y preguntas
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Asignar equipos
Asignar acompañantes y puestos
Enviar información a los participantes
Imprimir tarjetas de tareas
Imprimir mapas de ruta
Preparar paquetes por equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger premios y materiales
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Llevar los materiales al punto de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
Colocar flechas y marcadores de ruta
3 personas
Preparar los puestos y las tareas
4 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Probar el sistema de sonido y la iluminación
2 personas
Control de seguridad de la ruta
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir los materiales del equipo
3 personas
Dar explicaciones del juego
2 personas
Despedir a los equipos
3 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Dar soporte telefónico a los participantes
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las respuestas recibidas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Recoger los objetos encontrados
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas y marcas del recorrido
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la zona de salida
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 40
Mesa de inscripción

Material deportivo

Conoscant. 20
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 6
Petos de equipocant. 40
Cintas métricascant. 4

Equipo

Megáfono
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternascant. 6

Vajilla

Vasoscant. 50
Tazascant. 30
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4

Decoración

Cartel de salida y metacant. 2
Flechas de rutacant. 30
Cinta de balizamientocant. 4
Mantelescant. 6
Banderas del equipocant. 10

Catering

Jarras de aguacant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Premioscant. 10
Números de mesacant. 10
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Paños de limpiezacant. 10
Escobacant. 2
Pinza recoge basuracant. 2
Desinfectante de manoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Artículos de papel

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Sobrescant. 50
Papel de impresióncant. 250
Cinta adhesivacant. 6
Rotuladores permanentescant. 12

Herramientas

Tijerascant. 4
Martillocant. 2
Estacascant. 30

Consejos

Reserva la ruta y el punto de inicio con varias semanas de antelación, y comprueba el permiso antes de enviar la información definitiva a los participantes. Recorre el itinerario completo al menos una vez para detectar desvíos, zonas confusas y puntos sin cobertura.
Cierra las inscripciones antes de asignar equipos y puestos. Recoge las preferencias dietéticas y prepara una lista final con nombres, teléfonos, equipo asignado y acompañante correspondiente.
Prepara una carpeta por equipo con las tarjetas de tareas, el mapa de ruta y el material necesario. Imprime algunas copias adicionales y lleva baterías externas para los teléfonos que se utilicen durante la actividad.
Marca la salida, la meta y los cambios de dirección antes de que lleguen los participantes. Reserva al menos 60 minutos para colocar flechas, conos y cintas, y para comprobar que los marcadores se ven desde la distancia.
Calcula la comida y la bebida según las inscripciones cerradas, no según una estimación inicial. Enfría las bebidas el día anterior y deja preparados los aperitivos y bocadillos para que el equipo pueda repartirlos sin interrumpir las pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar una ruta, comprobar permisos y gestionar inscripciones. Deja la revisión final del recorrido y la preparación de los paquetes para los últimos 3 días.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la actividad. Así tendrás tiempo para formar los equipos, asignar acompañantes, recoger las preferencias dietéticas y enviar la información definitiva.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el recorrido?: Calcula al menos 2 horas para revisar la ruta y otras 1 o 2 horas el día del evento para colocar flechas, conos, carteles y puestos. Llega al punto de salida con tiempo suficiente para probar el megáfono, la iluminación y los teléfonos.
¿Cuántas copias de las pruebas y los mapas hay que imprimir?: Imprime una copia de cada tarjeta de tareas y mapa por equipo, más 1 o 2 juegos de reserva. Guarda las copias adicionales junto con las respuestas y la puntuación para resolver pérdidas o cambios de última hora.

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