Zo organiseer je een speelgoedruilbeurs

Begin met een duidelijke datum, locatie en ruilmethode voordat je uitnodigingen verstuurt. Open daarna de aanmeldingen en leg meteen vast hoeveel speelgoed deelnemers meenemen, hoe ruilpunten werken en wat niet wordt geaccepteerd. De meeste voorbereiding zit in het vooraf innemen, controleren en sorteren van speelgoed. Plan daarvoor genoeg tijd en vrijwilligers, zodat je op de dag zelf alleen nog tafels opbouwt, speelgoed uitstalt en bezoekers wegwijs maakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Ruilregels publiceren
7
Vrijwilligers inplannen
2 personen
8
Bezoekerslijst afdrukken
9
Routebordjes voorbereiden
2 personen
10
Ruiltafels indelen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Speelgoed vooraf innemen
3 personen
13
Speelgoed controleren
4 personen
14
Speelgoed sorteren
4 personen
15
Batterijspeelgoed testen
2 personen
16
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Ruilpunten markeren
2 personen
20
Speelgoed uitstallen
5 personen
21
Ingang en uitgang markeren
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Bezoekers ontvangen
3 personen
27
Ingebrachte spullen registreren
3 personen
28
Speelgoed op kwaliteit controleren
3 personen
29
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
30
Ruiltafels begeleiden
4 personen
31
Speelgoed netjes houden
2 personen
32
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Hapjes aanvullen
35
Inzameltafel afsluiten
2 personen
36
Overgebleven speelgoed labelen
3 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Speelgoed inpakken
4 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
44
Overgebleven speelgoed doneren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Deelnemers informeren over restanten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 10
Speelgoedbakkenaantal 18
Opbergkrattenaantal 12
Presentatiemandenaantal 8
Winkelwagensaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Labelmaker
Testbatterijenaantal 20
Schaaraantal 8
Tapehoudersaantal 6
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Kruissleutelsaantal 2
Meetlintenaantal 2

Decoratie

Welkomstbanner
Categoriebordenaantal 12
Routebordjesaantal 8
Bordstandaardsaantal 10
Tafelnummersaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Schenkflessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Vershoudbakkenaantal 6

Catering

Ruilbonkaartenaantal 300
Naamstickersaantal 150
Herbruikbare boodschappentassenaantal 100
Donatiebox
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Desinfecterende doekjesaantal 4

Tips

Publiceer de ruilregels tegelijk met de uitnodiging. Beschrijf hoeveel items iemand mag meenemen, welke staat je accepteert en hoe je omgaat met speelgoed zonder onderdelen of batterijen.
Plan het innemen van speelgoed vóór de beurs, bijvoorbeeld op één of twee vaste momenten. Zo kun je afgegeven spullen controleren, sorteren en batterijspeelgoed testen zonder dat bezoekers wachten.
Maak de indeling vooraf op papier. Geef elke tafel een categorie, zet tafelnummers en categorieborden klaar en markeer afzonderlijk de ingang, uitgang en ruilpunten.
Plan per vrijwilliger een concrete rol: ontvangst, controle, sorteren, uitstalling of uitleg. Instrueer iedereen vóór opening over de ruilbonnen, ruilregels en wat er gebeurt met afgekeurd speelgoed.
Test techniek en drankvoorziening de dag ervoor. Controleer printer, laptop, verlenghaspels en stekkerdozen; zet daarnaast koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers klaar voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een speelgoedruilbeurs organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, ruilregels en uitnodigingen. Open de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor de beurs, zodat je tijd hebt voor verwerking en een bezoekerslijst.
Wanneer moet ik speelgoed innemen voor een speelgoedruilbeurs?: Neem speelgoed bij voorkeur 1 tot 3 dagen vooraf in, of werk met vaste inlevermomenten in de week ervoor. Houd op de dag zelf alleen een korte balie open voor uitzonderingen; uitgebreid controleren en sorteren kost per item tijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speelgoedruilbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers voor ontvangst, controle en begeleiding. Bij 60 bezoekers heb je dus ongeveer 3 tot 4 vrijwilligers nodig, naast iemand die de opbouw en coördinatie bewaakt.
Hoe deel je de tafels in bij een speelgoedruilbeurs?: Gebruik per duidelijke speelgoedcategorie minimaal één tafel en nummer alle tafels vooraf. Houd brede looppaden vrij en zet ingang en uitgang apart; controleer de route met een volle winkelwagen voordat je opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.