Cómo organizar una feria de intercambio de juguetes
Una feria de intercambio de juguetes funciona mejor cuando separas la preparación en tres fases: inscripciones, recepción y revisión de los juguetes, y montaje del espacio. Define las reglas antes de abrir las inscripciones y explica cuántos juguetes puede llevar cada persona y cómo se asignan los vales. Durante los días previos, clasifica el material y prueba los juguetes con pilas para evitar reclamaciones. El día del evento, la señalización y los voluntarios deben estar listos antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Publicar las reglas de intercambio
- 7
Programar voluntarios
2 personas
- 8
Imprimir la lista de visitantes
- 9
Preparar los carteles de ruta
2 personas
- 10
Distribuir las mesas de intercambio
2 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recoger los juguetes por adelantado
3 personas
- 13
Comprobar los juguetes
4 personas
- 14
Clasificar los juguetes
4 personas
- 15
Probar los juguetes de batería
2 personas
- 16
Preparar los vales de intercambio
2 personas
- 17
Montar mesas
4 personas
- 18
Colocar las sillas
2 personas
- 19
Marcar puntos de intercambio
2 personas
- 20
Exponer juguetes
5 personas
- 21
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Preparar los aperitivos
2 personas
- 25
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los visitantes
3 personas
- 27
Registrar los objetos entregados
3 personas
- 28
Comprobar la calidad de los juguetes
3 personas
- 29
Distribuir vales
2 personas
- 30
Coordinar las mesas de intercambio
4 personas
- 31
Mantener los juguetes ordenados
2 personas
- 32
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
- 34
Reponer los aperitivos
- 35
Cerrar la mesa de recogida
2 personas
- 36
Etiquetar los juguetes restantes
3 personas
- 37
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Empaquetar juguetes
4 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Limpiar el lugar
3 personas
- 43
Almacenar el material sobrante
2 personas
- 44
Donar los juguetes que sobren
2 personas
- 45
Devolver el material prestado
2 personas
- 46
Informar a los participantes sobre los restos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Mantelescant. 10
- Cajas de juguetescant. 18
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cestos de presentacióncant. 8
- Carros de compracant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 4
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
- Etiquetadora
- Pilas de pruebacant. 20
- Tijerascant. 8
- Portacintascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Llaves de cruzcant. 2
- Cintas métricascant. 2
Decoración
- Banner de bienvenida
- Paneles de categoríascant. 12
- Carteles de rutacant. 8
- Atriles para cartelescant. 10
- Números de mesacant. 10
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
- Botellas para servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
- Recipientes herméticoscant. 6
Catering
- Tarjetas de vale de intercambiocant. 300
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolsas de compra reutilizablescant. 100
- Caja de donaciones
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Toallitas desinfectantescant. 4
Consejos
- Publica las reglas al menos 10 días antes de la feria. Indica qué juguetes se aceptan, en qué estado deben estar y cuántos vales recibirá cada participante.
- Cierra las inscripciones 3 días antes y revisa las preferencias dietéticas en ese momento. Así puedes preparar café, té y aperitivos sin comprar cantidades a ciegas.
- Recoge los juguetes con antelación, idealmente entre 1 y 2 días antes. Comprueba que estén limpios, completos y que los juguetes de batería funcionen antes de clasificarlos.
- Distribuye las mesas por categorías y marca cada punto de intercambio con carteles visibles. Deja pasillos de al menos 1 metro para que circulen carros de compra, sillas de ruedas y familias con niños.
- Convoca a los voluntarios 45 minutos antes de abrir y reserva los últimos 15 minutos para explicar los vales, las entradas y salidas, y qué hacer con los juguetes que no cumplen las reglas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de intercambio de juguetes?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Publica la fecha y la ubicación con tiempo, abre las inscripciones unas 2 semanas antes y reserva los últimos 3 días para cerrar la lista y preparar el montaje.
- ¿Cuándo se deben recoger y revisar los juguetes?
- Recógelos entre 1 y 2 días antes de la feria. Dedica una primera revisión a comprobar el estado y una segunda a clasificarlos, probar los juguetes de batería y preparar los vales de intercambio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de juguetes?
- Calcula 1 voluntario por cada 15 a 20 visitantes previstos, con un mínimo de 4 personas: recepción, control de juguetes, orientación en las mesas y apoyo general. Convócalos 45 minutos antes de la apertura.
- ¿Cuándo hay que montar las mesas y colocar los carteles?
- Monta las mesas y las sillas al menos 60 minutos antes de abrir. Coloca los carteles de ruta, las categorías, la entrada y la salida antes de exponer los juguetes, para que el recorrido esté claro desde el primer minuto.
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