Organiser une bourse d’échange de jouets sans perdre le fil

Une bourse d’échange de jouets demande surtout une bonne organisation des flux : qui apporte quoi, où les jouets sont vérifiés et comment les visiteurs les échangent. Commencez par fixer la date, le lieu et les règles, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le volume attendu. Le tri doit être terminé avant l’installation des tables, et les bénévoles doivent savoir précisément à quel moment ils interviennent. Prévoyez aussi un système de bons d’échange et une signalétique visible dès l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Publier les règles d’échange
7
Planifier les bénévoles
2 personnes
8
Imprimer la liste des visiteurs
9
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
10
Répartir les tables d'échange
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer les jouets à l’avance
3 personnes
13
Vérifier les jouets
4 personnes
14
Trier les jouets
4 personnes
15
Tester les jouets à piles
2 personnes
16
Préparer les bons d’échange
2 personnes
17
Installer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Marquer les points d’échange
2 personnes
20
Mettre les jouets en exposition
5 personnes
21
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Enregistrer les objets apportés
3 personnes
28
Contrôler la qualité des jouets
3 personnes
29
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
30
Animer les tables d’échange
4 personnes
31
Garder les jouets en ordre
2 personnes
32
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Ravitaillement des amuse-bouches
35
Clore le point de collecte
2 personnes
36
Étiqueter les jouets restants
3 personnes
37
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Emballer les jouets
4 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Stocker les objets restants
2 personnes
44
Faire don des jouets restants
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Informer les participants des restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Nappesqté 10
Bacs à jouetsqté 18
Caisses de rangementqté 12
Paniers de présentationqté 8
Chariots de supermarchéqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Étiqueteuse
Piles de testqté 20
Ciseauxqté 8
Porte-ruban adhésifqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Clés cruciformesqté 2
Mètres rubansqté 2

Décoration

Bannière de bienvenue
Panneaux de catégoriesqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Porte-affichesqté 10
Numéros de tableqté 10

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Bouteilles verseusesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Boîtes de conservationqté 6

Catering

Cartes de bons d'échangeqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Sacs de courses réutilisablesqté 100
Boîte de dons
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Lingettes désinfectantesqté 4

Conseils

Publiez les règles d’échange avant l’ouverture des inscriptions : précisez le nombre maximal de jouets par personne, les catégories acceptées et l’état exigé. Vous éviterez ainsi de devoir refuser de nombreux articles le jour même.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et notez les besoins alimentaires dès le départ. Imprimez la liste des visiteurs avant l’ouverture, avec une marge d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.
Récupérez les jouets à l’avance, puis vérifiez-les et triez-les par catégories avant le jour de la bourse. Testez les jouets à piles avec des piles de test : un article défectueux découvert à l’accueil ralentit toute la file.
Attribuez les tables et les points d’échange avant l’installation. Numéros de table, panneaux de catégories et flèches entre l’entrée et la sortie réduisent les questions répétées et empêchent les croisements dans la salle.
Briefez les bénévoles au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Répartissez clairement l’accueil, le contrôle des jouets, les bons d’échange, la mise en place et le service du café afin que personne ne quitte son poste au mauvais moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de jouets ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ouvrez les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés, puis gardez les derniers jours pour le tri, l’impression des documents et le briefing des bénévoles.
Quand faut-il récupérer les jouets pour une bourse d’échange ?: Récupérez-les au moins 2 à 3 jours avant l’événement. Ce délai permet de vérifier leur état, de tester les jouets à piles et de les classer sans faire le tri dans l’urgence le matin même.
Comment gérer les bons d’échange pour les jouets ?: Préparez les bons après avoir défini les règles et le mode de comptage. Comptez environ 10 % de bons supplémentaires par rapport au nombre de participants inscrits, afin de couvrir les erreurs et les ajustements à l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une bourse de jouets ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le contrôle et 1 pour les échanges jusqu’à environ 30 participants. Au-delà, ajoutez une personne par tranche de 20 à 25 visiteurs pour éviter une file d’attente trop longue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.