Eine Spielzeugtauschbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Spielzeugtauschbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Tausch am Veranstaltungstag ruhig abläuft. Lege zuerst Datum, Ort, Anmeldung und klare Tauschregeln fest. Danach sammelst und prüfst du das Spielzeug, vergibst Kategorien oder Tauschpunkte und planst den Raum. Besonders häufig unterschätzt werden die Zeit für die Prüfung, die Beschilderung und die Einweisung der Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Tauschregeln veröffentlichen
7
Freiwillige einplanen
2 Personen
8
Besucherliste ausdrucken
9
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
10
Tauschtafeln einteilen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Spielzeug im Voraus einsammeln
3 Personen
13
Spielzeug prüfen
4 Personen
14
Spielzeug sortieren
4 Personen
15
Batteriespielzeug testen
2 Personen
16
Tauschbons vorbereiten
2 Personen
17
Tische aufstellen
4 Personen
18
Stühle aufstellen
2 Personen
19
Tauschpunkte markieren
2 Personen
20
Spielzeug ausstellen
5 Personen
21
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
24
Snacks bereitstellen
2 Personen
25
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

26
Besucher empfangen
3 Personen
27
Mitgebrachte Sachen registrieren
3 Personen
28
Spielzeug auf Qualität prüfen
3 Personen
29
Umtauschgutscheine verteilen
2 Personen
30
Tauschtafeln betreuen
4 Personen
31
Spielzeug ordentlich halten
2 Personen
32
Besucherfragen beantworten
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
34
Snacks auffüllen
35
Sammeltisch schließen
2 Personen
36
Übrig gebliebenes Spielzeug beschriften
3 Personen
37
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Spielzeug einpacken
4 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Location reinigen
3 Personen
43
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
44
Übrig gebliebenes Spielzeug spenden
2 Personen
45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
46
Teilnehmer über Reste informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 10
SpielzeugkistenAnz. 18
AufbewahrungsboxenAnz. 12
PräsentationskörbeAnz. 8
EinkaufswagenAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeebecherAnz. 40
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServiertablettsAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
Etikettiergerät
TestbatterienAnz. 20
SchereAnz. 8
TapehalterAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
MarkerAnz. 12
KreuzschlüsselAnz. 2
MessbänderAnz. 2

Dekoration

Willkommensbanner
KategorieschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
SchildständerAnz. 10
TischnummernAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 4
SchenkflaschenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12
FrischhaltedosenAnz. 6

Catering

Tauschbon-KartenAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
Wiederverwendbare EinkaufstaschenAnz. 100
Spendenbox
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
DesinfektionstücherAnz. 4

Tipps

Veröffentliche die Tauschregeln zusammen mit der Anmeldung: Lege fest, wie viele Spielsachen pro Person mitgebracht werden dürfen, in welchem Zustand sie sein müssen und ob unvollständige Sets ausgeschlossen sind.
Sammle das Spielzeug spätestens 2 bis 3 Tage vorher ein. So bleibt genug Zeit, jedes Teil zu prüfen, zu sortieren und Batteriespielzeug mit Testbatterien auszuprobieren.
Plane die Ausgabe der Tauschbons vor dem Einlass. Drucke die Besucherliste und die Bons am Vortag aus und halte zusätzliche Exemplare bereit, falls sich Angaben kurzfristig ändern.
Teile die Tische nach Kategorien und Tauschpunkten ein und beschrifte sie vor dem Öffnen. Ein klar markierter Ein- und Ausgang verhindert, dass Besucher die Ausgabe und die Abgabe gleichzeitig blockieren.
Weise die Freiwilligen mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Kläre dabei, wer Anmeldungen prüft, wer das Spielzeug nachsortiert und wer bei Streit über Zustand oder Punktzahl entscheidet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielzeugtauschbörse organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anmeldung. Die Sammlung und Prüfung des Spielzeugs sollte spätestens 2 bis 3 Tage vor der Börse abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung einer Spielzeugtauschbörse?: Rechne für Sortierung und Prüfung mit mindestens 2 bis 4 Stunden, abhängig von der Menge. Für Aufbau, Beschilderung und Einweisung der Helfer solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten einplanen.
Wie legt man Tauschpunkte für Spielzeug fest?: Definiere die Punktstufen vor dem Start und veröffentliche sie mit den Tauschregeln. Nutze wenige, verständliche Kategorien und prüfe jedes Spielzeug nach Vollständigkeit, Zustand und Funktion, bevor du Punkte vergibst.
Wie viele Helfer braucht eine Spielzeugtauschbörse?: Für eine kleine Börse solltest du mindestens 3 bis 4 Freiwillige einplanen: eine Person für Anmeldung und Bons, zwei für Ausgabe und Sortierung sowie eine Ansprechperson für Fragen. Bei mehreren Tauschtafeln brauchst du pro Bereich mindestens eine zusätzliche Person.

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