Speelgoedmarkt organiseren: checklist en planning

Een speelgoedmarkt staat of valt met een duidelijke inschrijving, een logische tafelindeling en afspraken over betalen en verkopen. Leg eerst locatie, datum, tijden en verkoopvoorwaarden vast; open daarna de aanmeldingen en start de promotie. In de laatste week bevestig je de verkopers, deel je de plattegrond en plan je vrijwilligers. Controleer vlak voor de markt stroompunten, toiletten, wisselgeld en koffievoorziening. Zo voorkom je dat verkopers op de ochtend zelf nog naar een tafel of aansluiting zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Verkoopvoorwaarden opstellen
Verkopersformulier maken
Aanmeldingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst bevestigen
Tafelindeling maken
Stroompunten controleren
Toiletten controleren
Kassa- en wisselgeldplan maken
Plattegrond voor verkopers maken
Vrijwilligers inplannen
Bevestiging naar verkopers sturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verkoopmaterialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Prijsetiketten sorteren
Koffie en thee klaarzetten
Contant geld klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Licht en stroom inschakelen
2 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkoopvakken markeren
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
Verkooptafels laten inrichten
4 personen
Prijsetiketten uitdelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels en looppaden controleren
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers laten afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren
Verkopers afrekenen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 40
Informatiebalie
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Kassaladesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Decoratieve bordjesaantal 10
Naamkaartjesaantal 40
Prijsetikettenaantal 500
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Moppenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal uiterlijk vier tot zes weken vooraf hoeveel verkopers je aankunt. Maak de tafelindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je looppaden en eventuele kledingrekken logisch kunt plaatsen.
Stuur de verkopersbevestiging minstens zeven dagen vooraf. Zet daarin de aankomsttijd, tafelnummer, verkoopvoorwaarden, parkeerinformatie en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak voor contante betalingen een wisselgeldplan met meerdere kassalades en rekenmachines. Controleer daarnaast uiterlijk één dag vooraf of pinapparaten opgeladen zijn en of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur: minimaal één persoon bij de informatiebalie en één bij de kassa tijdens de drukste uren. Gebruik portofoons alleen als de ruimte groot genoeg is om elkaar niet snel te kunnen vinden.
Zet koffie, thee en water uiterlijk 30 minuten voor opening klaar. Controleer op dezelfde ochtend de toiletten, stroompunten, verlichting en weersverwachting; bij buitengebruik moeten partytenten en spullen vooraf logisch klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelgoedmarkt organiseren?: Begin idealiter zes tot acht weken vooraf met de locatie, datum en verkoopvoorwaarden. Open de aanmeldingen vier tot zes weken voor de markt en bevestig de definitieve verkoperslijst ongeveer zeven dagen vooraf.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een speelgoedmarkt?: Reken per verkoper op één tafel, tenzij je vooraf een andere oppervlakte afspreekt. Reserveer daarnaast ruimte voor een informatiebalie, kassa, koffiehoek en looppaden; maak de definitieve indeling zodra alle aanmeldingen zijn verwerkt.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een speelgoedmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de gemiddelde verkoopprijs, maar zorg per kassapunt voor contant geld in meerdere coupures en munten. Leg het plan uiterlijk één dag vooraf vast en houd kassalades gescheiden als verkopers zelf afrekenen.
Wanneer moet ik verkopers hun tafelnummer sturen?: Stuur tafelnummer, aankomsttijd en plattegrond minimaal zeven dagen voor de markt. Stuur op de ochtend zelf alleen nog een korte herinnering met de openingstijd en eventuele laatste wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.