Checklist para organizar un mercado de juguetes

Un mercado de juguetes necesita más que mesas y vendedores confirmados. Hay que cerrar las condiciones de venta, controlar las inscripciones, preparar la distribución del espacio y dejar resueltos los pagos, la electricidad y los baños antes de abrir. Esta checklist reúne 71 tareas y 46 materiales para avanzar en orden, desde la reserva del lugar hasta el café, el cambio y la atención a los vendedores el día del mercado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Redactar las condiciones de venta
Hacer formulario para vendedores
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de vendedores
Hacer la distribución de las mesas
Comprobar los puntos de electricidad
Comprobar los baños
Elaborar el plan de caja y cambio
Crear un mapa para los vendedores
Programar voluntarios
Enviar confirmación a los vendedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir el material de venta
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Clasificar las etiquetas de precios
Preparar café y té
Preparar efectivo
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Encender la luz y la electricidad
2 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus mesas
3 personas
Encargar el montaje de las mesas de venta
4 personas
Repartir etiquetas de precios
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los objetos perdidos
Cobrar a los vendedores
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 40
Punto de información
Taburetescant. 4
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8
Abrebotellascant. 3

Equipo

Bandejas de cajacant. 3
Calculadorascant. 3
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Platos decorativoscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40
Etiquetas de precioscant. 500
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Limpieza

Cuboscant. 4
Chistescant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y las condiciones de venta antes de abrir las inscripciones. Así los vendedores reciben la misma información y reduces cambios de última hora.
Confirma la lista de vendedores varios días antes y prepara un mapa con la ubicación de cada mesa. Comprueba también los puntos de electricidad para evitar cables atravesando las zonas de paso.
Prepara el plan de caja con antelación: separa el efectivo para el cambio, comprueba las calculadoras y deja definidos los responsables de las bandejas de caja y los datáfonos.
Calcula las bebidas para el horario completo, no solo para la llegada. Deja listas las máquinas de café, teteras, termos, vasos reutilizables y tazas antes de que empiecen a llegar los vendedores.
El día anterior revisa el pronóstico, las carpas de fiesta y la iluminación si el mercado es al aire libre. Coloca también el punto de información, las tarjetas de nombre y las etiquetas de precios en un lugar accesible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de juguetes?: Empieza a reservar el lugar y fijar la fecha al menos 6 semanas antes. Abre las inscripciones después de definir las condiciones de venta y confirma la distribución de mesas varios días antes del evento.
¿Cuándo debo confirmar a los vendedores del mercado de juguetes?: Confirma la lista entre 5 y 7 días antes. Envía entonces el horario, el mapa de mesas, las indicaciones de montaje y cualquier información sobre electricidad, baños y pagos.
¿Cuánto efectivo necesito para el cambio?: Prepara el efectivo según el número de vendedores y el precio habitual de los juguetes, y tenlo listo como mínimo 1 hora antes de abrir. Divide el cambio en bandejas de caja y anota quién se encarga de cada una.
¿Qué hay que revisar el día antes del mercado de juguetes?: Revisa el pronóstico, las mesas, sillas, carpas, cables alargadores, regletas y lámparas LED. También comprueba las compras, el café y el té, las tarjetas de nombre, las etiquetas de precios y el material de venta.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.