La checklist pour organiser un marché aux jouets

Un marché aux jouets demande surtout de l’anticipation : réserver la salle, cadrer les conditions de vente et suivre les inscriptions dans le bon ordre. Cette checklist couvre les 71 tâches du projet, du choix des horaires à la préparation de la caisse et du café. Les points souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les prises électriques, les toilettes et la confirmation finale envoyée aux vendeurs. Prévois aussi un plan clair pour l’installation des tables et la circulation du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Rédiger les conditions de vente
Créer le formulaire vendeur
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des fournisseurs
Établir le plan de table
Vérifier les points d'alimentation
Vérifier les toilettes
Établir le plan de caisse et de monnaie
Établir le plan de salle pour les vendeurs
Planifier les bénévoles
Envoyer la confirmation aux vendeurs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de vente
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Trier les étiquettes de prix
Préparer le café et le thé
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Allumer l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les stands de vente
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
Faire installer les tables de vente
4 personnes
Distribuer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Conserver les objets trouvés
Régler les vendeurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 40
Bureau d’information
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Tiroirs-caissesqté 3
Calculatricesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Assiettes décorativesqté 10
Badges nominatifsqté 40
Étiquettes de prixqté 500
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le marché : le formulaire vendeur doit préciser les conditions de vente, les horaires d’arrivée et les besoins en table ou en portant.
Prépare le plan de salle une semaine avant le jour J, avec l’emplacement du bureau d’information, des tables vendeurs, des portants à vêtements et des espaces de circulation.
Confirme les vendeurs 5 à 7 jours avant l’événement et rappelle l’heure d’installation, les objets autorisés, le nombre de tables prévu et les modalités de paiement.
Pour la caisse, prévois un fonds de monnaie séparé par poste et vérifie au moins 2 jours avant les tiroirs-caisses, les calculatrices et les terminaux de paiement. Teste aussi les rallonges et multiprises.
La veille, regroupe les étiquettes de prix, badges, lampes LED, talkies-walkies et matériel de service dans des boîtes distinctes. Prépare le café, le thé et les thermos avant l’arrivée des premiers vendeurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux jouets ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et organiser la promotion.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs pour un marché aux jouets ?: Ouvre-les 4 à 6 semaines avant l’événement, puis fixe une date de clôture environ 7 jours avant. Garde quelques jours pour traiter les inscriptions et établir le plan de salle.
Combien de temps avant faut-il confirmer les vendeurs ?: Envoie la confirmation 5 à 7 jours avant le marché. Indique l’heure d’arrivée, l’emplacement, le matériel prévu, les conditions de vente et les dernières consignes pratiques.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux jouets ?: Prépare les badges, les étiquettes de prix, le matériel de vente, la monnaie et les boissons chaudes la veille. Vérifie aussi les prévisions météo, les prises électriques, les toilettes et l’accès à la salle.

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