Speelgoedbeurs organiseren: checklist en planning

Een speelgoedbeurs vraagt vooral om een strakke indeling van verkopers, tafels en bezoekersstromen. Leg eerst datum, locatie, voorwaarden en eventuele vergunningen vast. Open daarna de inschrijving, verwerk aanmeldingen en bevestig tafelreserveringen voordat je de plattegrond maakt. Regel tijdig betaalmogelijkheden, catering en vrijwilligers. Deze checklist helpt je controleren wat er vóór de beurs, op de dag zelf en na afloop geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Evenementdatum vastleggen
Verzekering controleren
Vergunningen controleren
Beursvoorwaarden opstellen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkoperslijst bijhouden
Tafelreserveringen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Plattegrond uitwerken
2 personen
Verkopers indelen
2 personen
Parkeerinformatie maken
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Entreeprijzen vastleggen
2 personen
Prijskaartjes drukken
2 personen
Bewegwijzering drukken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Contant wisselgeld regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Entreebalie opstellen
2 personen
Tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Verkopersnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
Veilige doorgangen controleren
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entreegelden innen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Rondgang langs verkooptafels
2 personen
Lunch voor vrijwilligers klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers aflossen
2 personen
Entreebalie opnieuw bemannen
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Drankvoorraad aanvullen
Laatste bezoekers aankondigen
Verkopers uitchecken
3 personen
Contant geld afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels leegruimen
6 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloer vegen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Materialen terugbrengen
3 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Verkopers bedankbericht sturen
Opbrengst verwerken
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 60
Registratietafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmegafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Labelprintersaantal 2
Nietmachinesaantal 4
Plakbandhoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbordenaantal 2
Verkopersbordenaantal 40
Tafelnummersaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Plakgumaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelplatenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de verkoperslijst uiterlijk twee weken voor de beurs definitief. Bevestig daarna per deelnemer het aantal tafels, de opbouwinformatie en de betaalwijze.
Werk de plattegrond pas uit nadat de tafelreserveringen zijn bevestigd. Nummer de tafels en maak aparte informatie voor verkopers, entree en bezoekersrouting.
Plan de communicatie in vaste momenten: aankondiging bij de start van de inschrijving, een bevestiging na aanmelding en praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Regel betalingen vóór de opening. Test pinapparaten en kassa’s op locatie en zorg voor een aparte werkwijze voor contant geld, zodat entree en verkoop niet door elkaar lopen.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok en taak toe, bijvoorbeeld registratie, garderobe, routing en opruimen. Geef hen minimaal 30 minuten vóór opening een korte briefing met plattegrond en contactpersonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg de datum vast; daarna kun je inschrijvingen openen en promotie starten.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een speelgoedbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de tafelreserveringen. Tel alle gereserveerde tafels op en voeg ruimte toe voor registratie, catering, doorgangen en eventuele wachtrijen; maak de plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik verkopersinformatie versturen?: Stuur de definitieve deelnemersinformatie ongeveer 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin het opbouwtijdstip, de tafelindeling, parkeerinformatie, betaalwijze en contactgegevens van de organisatie.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een speelgoedbeurs?: Reken minimaal op één vrijwilliger voor registratie, één voor de entree en één voor praktische ondersteuning tijdens de opening. Bij grotere bezoekersstromen plan je extra hulp voor routing, garderobe en opruimen in blokken van 2 tot 3 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.