Checklist para organizar una feria de juguetes

Una feria de juguetes necesita más que mesas y vendedores confirmados. Primero debes cerrar el lugar, la fecha, los permisos y las condiciones de participación; después se ponen en marcha las inscripciones y la comunicación. En las semanas previas conviene asignar mesas, voluntarios, pagos y señalización, además de confirmar catering y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no llegues al montaje resolviendo problemas de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha del evento
Comprobar el seguro
Comprobar permisos
Redactar condiciones de la feria
2 personas
Crear el formulario de participantes
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
Repartir flyers
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de vendedores
Confirmar reservas de mesa
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Desarrollar el plano
2 personas
Asignar a los vendedores
2 personas
Crear información de aparcamiento
Enviar información a los participantes
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el método de pago
2 personas
Fijar los precios de entrada
2 personas
Imprimir etiquetas de precio
2 personas
Imprimir la señalización
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Reservar mesas y sillas
Preparar cambio en efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
Montar la taquilla de entrada
2 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar números de vendedor
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Recibir a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores sus mesas
3 personas
Comprobar los pasillos seguros
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recorrido por las mesas de venta
2 personas
Preparar el almuerzo para los voluntarios
2 personas
Relevar a los voluntarios
2 personas
Volver a atender la mesa de entrada
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Reponer las bebidas
Anunciar a los últimos visitantes
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Cerrar la caja de efectivo
2 personas

Seguimiento

Recoger las mesas
6 personas
Apilar las sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Barrer el suelo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Asegurar los objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Desechar los envases vacíos
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento a los vendedores
Procesar los ingresos
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 40
Sillascant. 60
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6
Mantelescant. 40
Papeleracant. 8

Equipo

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Megáfonos de manocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Impresoras de etiquetascant. 2
Grapadorascant. 4
Portacinta adhesivacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Carteles de bienvenidacant. 2
Carteles para vendedorescant. 40
Números de mesacant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Masilla adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Placas refrigerantescant. 4
Bandejas de servircant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha, el seguro y los permisos antes de abrir las inscripciones. Si falta una autorización, tendrás que corregir invitaciones, formularios y anuncios ya publicados.
Define por escrito las condiciones de la feria antes de enviar invitaciones: horarios, tamaño de las mesas, precios de entrada, método de pago y qué puede vender cada participante.
No esperes al último día para distribuir las mesas. Prepara el plano cuando tengas las reservas confirmadas y envía a cada vendedor su ubicación, la información de aparcamiento y la hora de llegada.
Reserva el catering después de recoger las preferencias dietéticas, pero no lo dejes para la semana del evento. Usa la lista de vendedores para calcular las raciones y confirmar quién necesita una opción específica.
Asigna voluntarios con funciones concretas, como registro, cobros, orientación y apoyo a vendedores. Ten preparados walkie-talkies o un megáfono, y coloca la señalización antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de juguetes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Durante las primeras 2 semanas reserva el lugar, fija la fecha, revisa seguro y permisos, y redacta las condiciones de participación.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de vendedores?: Abre las inscripciones cuando el lugar, la fecha y las condiciones estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 10 días antes para poder asignar mesas y preparar el plano.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de juguetes?: Calcula como mínimo 1 voluntario para el registro, 1 para orientar al público y 1 para apoyar a los vendedores por cada 25-30 puestos. En una feria grande, añade una persona responsable de cobros y otra de coordinación.
¿Cuándo preparo la señalización y las etiquetas de precio?: Imprime las etiquetas de precio, los carteles de vendedores y la señalización entre 3 y 7 días antes. Comprueba el plano, los números de mesa y los carteles direccionales el día anterior para evitar cambios durante el montaje.

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