Organiser un Salon du jouet : la checklist complète

Un Salon du jouet se prépare d’abord avec une date, une salle adaptée et des règles claires pour les vendeurs. Prévoyez ensuite les inscriptions, la communication, le plan des tables et les besoins pratiques du jour J. Les détails souvent oubliés sont les autorisations, l’assurance, les informations de stationnement et la répartition des bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des visiteurs et au rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date de l'événement
Vérifier l’assurance
Vérifier les autorisations
Rédiger les conditions du salon
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir la liste des vendeurs à jour
Confirmer les réservations de tables
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Élaborer le plan
2 personnes
Répartir les vendeurs
2 personnes
Créer les informations de stationnement
Envoyer les informations aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Fixer les tarifs d'entrée
2 personnes
Imprimer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer la signalisation
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Prévoir de la monnaie
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les numéros des vendeurs
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Accueil des vendeurs
4 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
Vérifier les passages sécurisés
2 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le tour des tables de vente
2 personnes
Préparer le déjeuner des bénévoles
2 personnes
Relayer les bénévoles
2 personnes
Rouvrir le comptoir d'entrée
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Réanimer le stock de boissons
Annoncer les derniers visiteurs
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Dégager les tables
6 personnes
Empiler les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer le sol
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux vendeurs
Traiter les recettes
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 40
Chaisesqté 60
Tables d’inscriptionqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Nappesqté 40
Poubellesqté 8

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Agrafeusesqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux de bienvenueqté 2
Panneaux pour vendeursqté 40
Numéros de tableqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Colle repositionnableqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plaques de refroidissementqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez la date avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez au même moment l’assurance, les autorisations nécessaires et la capacité réelle en tables, chaises et circulation.
Préparez le formulaire des participants avec les informations utiles : coordonnées, nombre de tables réservées, besoins alimentaires et éventuels besoins électriques. Confirmez chaque réservation avant d’établir le plan final.
Ne vous contentez pas d’annoncer le salon en ligne : envoyez aussi les informations pratiques aux inscrits. Indiquez l’adresse, le stationnement, les horaires d’installation, le numéro de table et les modalités de paiement.
Pour la caisse, prévoyez une solution pour chaque mode de paiement retenu : caisses à monnaie, terminaux de paiement et rallonges si nécessaire. Testez le matériel avant l’ouverture et gardez une caisse séparée pour éviter les erreurs.
Imprimez les étiquettes de prix, les panneaux pour vendeurs et la signalisation avant le jour J. Numérotez les tables et répartissez les bénévoles entre l’accueil, l’orientation, la caisse et la surveillance plutôt que de tout confier à une seule personne.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Salon du jouet ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et fixez les conditions dès le départ, puis ouvrez les inscriptions après avoir confirmé la capacité d’accueil et les autorisations.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Salon du jouet ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, les tarifs et les conditions du salon sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez ensuite la liste des vendeurs à jour et confirmez les tables réservées.
Combien de bénévoles faut-il pour un Salon du jouet ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, puis 1 personne supplémentaire par zone importante ou tranche d’environ 50 vendeurs. Organisez une relève de 2 à 3 heures si le salon dure toute la journée.
Que préparer la veille d’un Salon du jouet ?: Préparez les panneaux, numéros de table, étiquettes de prix, caisses et terminaux de paiement au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi le plan, les clés, les rallonges, les talkies-walkies et les informations envoyées aux participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.