LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Spielwarenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Spielwarenmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Location und Rahmenbedingungen, dann Anmeldung, Ausstellerplanung und Besucherinformationen. Später folgen Hallenplan, Catering, Helfer, Kassen und Beschilderung. Plane außerdem genug Zeit für Nachmeldungen, Ernährungswünsche und Änderungen bei Tischreservierungen ein. Diese Checkliste bündelt die organisatorischen Schritte und die Ausstattung, die am Messetag schnell fehlen, wenn sie nicht vorher festgelegt und getestet wurde.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Veranstaltungsdatum festlegen

  • Versicherung prüfen

  • Genehmigungen prüfen

  • Messebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Anmeldungen öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe online ankündigen

  • Flyer verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Verkäuferliste führen

  • Tischreservierungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Verkäufer einteilen

    2 Personen

  • Parkinformationen erstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Eintrittspreise festlegen

    2 Personen

  • Preisschilder drucken

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Bargeldwechsel organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Licht und Heizung kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellernummern anbringen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Verkäufer empfangen

    4 Personen

  • Verkäufer zu den Tischen führen

    3 Personen

  • Sichere Durchgänge überprüfen

    2 Personen

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verkäuferfragen beantworten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Rundgang entlang der Verkaufstische

    2 Personen

  • Lunch für Freiwillige bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige ablösen

    2 Personen

  • Empfangstresen erneut besetzen

    2 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Getränkevorräte auffüllen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Verkäufer auschecken

    3 Personen

  • Bargeld abrechnen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    6 Personen

  • Stühle stapeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Boden fegen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sichern

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Leere Verpackungen entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Verkäufer senden

  • Einnahmen abrechnen

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 40
  • StühleAnz. 60
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 40
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HandmegafoneAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • EtikettendruckerAnz. 2
  • TackerAnz. 4
  • KlebebandhalterAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • WillkommensschilderAnz. 2
  • VerkäuferschilderAnz. 40
  • TischnummernAnz. 40
  • WegweiserAnz. 12
  • KleberAnz. 6
  • SeilAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlplattenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Zahlungsart und Eintrittspreise spätestens 4 Wochen vor der Messe fest. So bleiben genug Tage, um Kassen, Kartenlesegeräte, Geldkassetten und Preisschilder vorzubereiten und zu testen.
  • Schließe die Verkäuferliste nicht mit der ersten Anmeldefrist. Plane eine Nachfassrunde 10 bis 14 Tage später ein und bestätige Tischreservierungen erst, wenn Lageplan und Verkäufereinteilung zusammenpassen.
  • Versende Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Ergänze Parkinformationen, Einlassablauf, Tischnummern und den Hinweis, wo Registrierung und Garderobe zu finden sind.
  • Bestelle Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne die endgültige Menge mindestens 5 Werktage vor der Messe nach und kläre, wer Kaffee, Wasserkocher und Kühlboxen betreut.
  • Teste am Vortag alle Geräte und Wege vor Ort: Kartenlesegeräte, Verlängerungskabel, Funkgeräte, Handmegafone und LED-Lampen. Bringe Klebeband, Kleber, Tacker und einen Etikettendrucker für kurzfristige Korrekturen mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Messebedingungen. Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Messetag, damit Aussteller und Catering planbar werden.
Wann sollten Einladungen für die Spielwarenmesse verschickt werden?
Verschicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vor der Messe und sende 7 Tage vorher die konkreten Teilnehmerinformationen. Eine kurze Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher reduziert Rückfragen zu Parken, Einlass und Tischplätzen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Spielwarenmesse?
Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Kasse und Kartenlesegeräte sowie eine Ansprechperson für Aussteller ein. Bei mehreren Hallen oder vielen Tischen sollte zusätzlich je Bereich mindestens ein Helfer eingeplant werden.
Wann müssen Hallenplan und Beschilderung fertig sein?
Der Hallenplan sollte spätestens 10 bis 14 Tage vorher stehen, damit Verkäufereinteilung und Tischnummern verschickt werden können. Drucke Wegweiser, Willkommensschilder und Verkäuferschilder spätestens 2 bis 3 Tage vor der Messe und kontrolliere sie am Vortag.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!