Checklist voor een speednetworkingevent organiseren

Een speednetworkingevent staat of valt met een strakke indeling: deelnemers moeten snel weten waar ze beginnen, wanneer ze wisselen en met wie ze praten. Regel eerst de aanmeldingen, dieetwensen en definitieve deelnemerslijst; daarna pas je tafels, rondes en catering aan. Op de dag zelf draait veel om een goed ingerichte registratietafel, duidelijke naamkaartjes en geteste techniek. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van gesprekskaartjes tot koffie, thee en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Netwerktafels reserveren
Locatie en zaal reserveren
Catering bestellen
Programma en rondes maken
2 personen
Gesprekskaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelindeling voorbereiden
Naamkaartjes printen
Deelnemers indelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Gesprekskaarten neerleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Welkomstbriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Speednetwerkronde begeleiden
3 personen
Tijdsignalen geven
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Open netwerkgedeelte begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Avondprogramma aankondigen
Vrij netwerken begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bedankwoord geven
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Netwerktafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 70

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kookplatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12
Tafelkleedaantal 15
Pennenaantal 80
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmelding niet pas op de dag zelf: maak enkele dagen vooraf de definitieve deelnemerslijst en verwerk dieetwensen voordat je catering bestelt. Zo kun je deelnemers ook eerlijk over de tafels en rondes verdelen.
Maak het programma met vaste rondes en wisselmomenten. Leg per tafel gesprekskaartjes klaar en controleer vooraf of het aantal stoelen en tafels past bij je definitieve deelnemersaantal.
Richt de ontvangst in voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Zet de registratietafel klaar met naamkaartjes en leg een eenvoudige tafelindeling zichtbaar bij de ingang.
Test laptop, presentatiescherm, luidsprekers en draadloze microfoon vóór de start. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; zonder die voorbereiding kan een zaalopstelling alsnog vertraging geven.
Begin op locatie met tafels, stoelen en buffettafels voordat je koffie, thee en dranken neerzet. Zet gekoelde dranken pas kort voor ontvangst klaar en houd koffie en thee in thermoskannen beschikbaar tijdens de rondes.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd vooraf moet ik een speednetworkingevent organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en locatie. Plan de definitieve deelnemersindeling en catering uiterlijk 3 dagen voor het event.
Hoeveel deelnemers passen aan één netwerktafel?: Houd meestal 4 tot 6 stoelen per netwerktafel aan, afhankelijk van de gewenste gesprekssamenstelling. Controleer dit met je definitieve deelnemerslijst voordat je de tafelindeling print.
Wanneer maak ik de tafelindeling voor een speednetworkingevent?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en werk haar uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf definitief uit. Print daarna de naamkaartjes en tafelindeling, zodat je op locatie niet meer hoeft te puzzelen.
Hoe lang duurt een ronde bij speednetworking?: Reken vaak op 5 tot 10 minuten per gesprek, gevolgd door 1 tot 2 minuten om te wisselen. Neem daarnaast tijd op voor registratie, uitleg, pauzes en een afsluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.