Checklist para organizar un evento de speed networking
Un speed networking necesita más preparación que una simple reunión: hay que cuadrar participantes, rondas y mesas para que nadie se quede sin pareja. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde las invitaciones hasta el montaje de la sala. Incluye el control de inscripciones y preferencias dietéticas, la preparación de tarjetas, etiquetas, sonido y bebidas. Empieza cerrando el formato y termina con una comprobación completa antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Crear la lista final de participantes
Reservar mesas de networking
Reservar la sede y la sala
Pedir el catering
Preparar el programa y las rondas
2 personas
Preparar tarjetas para conversar
2 personas
Preparar la distribución de las mesas
Imprimir etiquetas con nombres
Asignar participantes
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colocar las tarjetas de conversación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Coordinar la ronda de speed networking
3 personas
Dar avisos de tiempo
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Acompañar la zona abierta de networking
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir la cena
4 personas
Anunciar el programa de la noche
Facilitar el networking libre
2 personas
Anunciar la última ronda
Dar palabras de agradecimiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de networkingcant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharillas de cafécant. 70
Equipo
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Placas de cocinacant. 2
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Números de mesacant. 12
- Mantelcant. 15
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladorescant. 20
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de participantes al menos 48 horas antes. Con ese número podrás asignar las mesas, preparar las etiquetas con nombres y detectar si necesitas una ronda adicional o una persona de apoyo.
- Planifica las rondas antes de imprimir el programa. Reserva entre 5 y 10 minutos por conversación y añade 5 minutos de margen para explicar las instrucciones, hacer cambios de mesa y resolver retrasos.
- Prepara el registro para que cada persona tarde menos de 2 minutos en identificarse. Coloca las tarjetas de nombre, la lista final y las instrucciones de las rondas en la misma mesa, junto a un bolígrafo de repuesto.
- Comprueba el equipo de presentación y sonido el mismo día, al menos 60 minutos antes de recibir al grupo. Prueba el micrófono inalámbrico, los altavoces, el portátil, la pantalla, los cables y las regletas; una presentación sin sonido puede desordenar todo el inicio.
- Calcula las bebidas y el servicio según el horario real. Enfría las bebidas con antelación, prepara café y té antes de la primera ronda y deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas para evitar colas durante las conversaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para un speed networking?
- Depende del número de participantes y del formato de las rondas. Como regla práctica, calcula una mesa por pareja o grupo simultáneo y deja una mesa adicional para el registro y otras mesas para el buffet; confirma la distribución cuando cierres la lista final, al menos 48 horas antes.
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes del evento para dar tiempo a inscribirse y comunicar preferencias dietéticas. Manda un recordatorio 3 días antes y cierra las inscripciones entre 48 y 72 horas antes, cuando puedas preparar las asignaciones.
- ¿Cuánto dura una ronda de speed networking?
- Reserva entre 5 y 10 minutos por conversación, según el objetivo del encuentro. Añade aproximadamente 2 minutos entre rondas para cambiar de mesa y calcula otros 10 minutos al principio para explicar el programa y las reglas.
- ¿Cuándo debo preparar la sala para el evento?
- Abre la ubicación y empieza el montaje al menos 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Las mesas, sillas, registro, tarjetas de conversación, etiquetas, bebidas frías y equipo audiovisual deberían estar comprobados 30 minutos antes de abrir.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!