Checklist pour organiser un événement de speed networking

Un événement de speed networking repose sur une organisation précise : les participants doivent savoir où aller, avec qui échanger et quand changer de table. Commencez par ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires, puis finalisez les groupes, le programme des rotations et le plan de salle. La veille, préparez les badges, les cartes de discussion et le matériel technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester le micro et accueillir les participants sans retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des participants
Réserver les tables de networking
Réserver le lieu et la salle
Commander le catering
Établir le programme et les tours
2 personnes
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
Préparer le plan de table
Imprimer les badges nominatifs
Répartir les participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Disposer les cartes de discussion
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Animer la ronde de speed networking
3 personnes
Donner les signaux horaires
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Animer l'espace ouvert de réseautage
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le réseautage libre
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables réseauqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 70

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Nappeqté 15
Stylosqté 80
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 20
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fermez les inscriptions assez tôt pour établir des groupes équilibrés et imprimer les badges nominatifs. Envoyez un rappel avec l’heure d’arrivée, le lieu et les informations pratiques au moins 48 heures avant.
Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée, avec les badges classés par ordre alphabétique. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez le programme des rotations avant l’ouverture : chaque changement doit être annoncé clairement, au micro ou par signal sonore. Gardez 2 à 3 minutes entre les tours pour éviter que les participants se déplacent en retard.
Installez les tables de networking et les chaises avant l’arrivée du public, puis placez une carte de discussion sur chaque table. Vérifiez que les passages restent suffisamment larges pour circuler avec un verre ou une assiette.
Mettez les boissons au frais à l’avance et préparez le café et le thé avant le premier tour. Pour le catering, confirmez les quantités après la clôture des inscriptions et séparez clairement les options liées aux besoins alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un événement de speed networking ?: Comptez environ 90 minutes à 2 heures pour 5 à 8 rotations, l’accueil et les changements de table. Ajoutez au moins 1 heure avant l’ouverture pour installer la salle, tester le matériel et préparer les badges.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel 5 à 7 jours avant l’événement, puis un dernier rappel 24 à 48 heures avant. Le dernier message doit rappeler l’heure d’arrivée, le lieu et le déroulement des rotations.
Combien de personnes mettre par table de networking ?: Prévoyez généralement 2 à 4 personnes par table selon le format des échanges. Pour des conversations en binôme, préparez suffisamment de tables pour permettre une rotation simple sans laisser de participant seul.
Quand finaliser le plan de table et les badges ?: Finalisez la liste des participants et le plan de table 2 à 3 jours avant l’événement, après la fermeture des inscriptions. Imprimez les badges à ce moment-là et gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.