Speed-Networking-Event organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die endgültige Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erst dann lassen sich Ernährungswünsche, Tischgruppen und Namensschilder zuverlässig vorbereiten.
• Plane pro Gesprächsrunde einen festen Wechselzeitpunkt und kommuniziere ihn deutlich. Ein kabelloses Mikrofon oder Lautsprecher verhindert, dass die Ansage zwischen den Tischen untergeht.
• Bereite den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor Beginn vor. Lege Namensschilder alphabetisch aus und halte die Teilnehmerliste sowie Gesprächskärtchen direkt daneben bereit.
• Stelle die Netzwerktische so auf, dass zwischen den Reihen mindestens ein gut begehbarer Durchgang bleibt. Prüfe die Tischaufstellung mit der erwarteten Teilnehmerzahl, bevor Stühle und Catering eintreffen.
• Kühle Getränke frühzeitig und rechne Kaffee sowie Tee nicht erst zum Einlass ein. Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Kühlboxen sollten vor Beginn getestet und einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Speed-Networking-Event organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Einladungen und Anmeldeformular. Die Tischplanung, das Catering und die Technik solltest du spätestens 5 Tage vor dem Termin festlegen.

Wie viele Teilnehmer braucht ein Speed-Networking-Event?

Für einen überschaubaren Ablauf eignen sich etwa 20 bis 60 Teilnehmer. Plane die Zahl der Netzwerktische und Gesprächsrunden erst, wenn die Anmeldungen abgeschlossen sind, und halte die endgültige Liste 3 bis 5 Tage vorher fest.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Speed-Networking-Events?

Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tisch- und Stuhlaufstellung, Registrierung, Technik, Gesprächskarten und Getränke. Öffne die Location möglichst 2 Stunden vor dem Einlass, wenn Catering oder zusätzliche Ausrüstung geliefert werden.

Was muss man bei einem Speed-Networking-Event für die Teilnehmer vorbereiten?

Bereite für jede Person ein Namensschild und Gesprächskärtchen vor. Prüfe außerdem spätestens am Vortag die Einteilung, Ernährungswünsche, Lautsprecher, Mikrofon und den Ablauf der Runden.

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