Checklist voor een goed georganiseerd speciaalbierfestival

Een speciaalbierfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen verschillende bieren inkopen. Je moet brouwerijen benaderen, leveringen en koeling op elkaar afstemmen en bezoekers genoeg proefglazen, water en hapjes geven. Ook de barindeling, bierkaarten, betalingen en vrijwilligers bepalen hoe soepel de dag verloopt. Met deze checklist werk je van locatie en assortiment naar opbouw, ontvangst en opruimen, zonder de praktische details voor het laatst te bewaren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Brouwerijen benaderen
2 personen
Bierassortiment selecteren
2 personen
Bierleveringen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Proefglazen bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Programma opstellen
2 personen
Brouwerij-informatie verzamelen
2 personen
Bierkaarten maken
2 personen
Route en parkeren communiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Barinstructies voorbereiden
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bierlevering aannemen
3 personen
Bier gekoeld opslaan
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Bar opbouwen
4 personen
Koelers vullen
3 personen
Biertappunten aansluiten
2 personen
Bierkaarten ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Testen van verlichting
2 personen
Briefing barpersoneel
6 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Bier serveren
6 personen
Bieren toelichten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Water beschikbaar houden
Laatste ronde aankondigen
Bar sluiten
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bier veilig afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Glazen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven bier tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bierfusten retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barbladenaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Proefglazenaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Biertapsaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 8
Bierfustkoppelingenaantal 4

Decoratie

Bierfestivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Glazenbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het bierassortiment minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag per brouwerij naar alcoholpercentage, serveertemperatuur, fusttype, allergenen en het aantal beschikbare liters.
Plan de bierleveringen niet op dezelfde ochtend als de opbouw. Laat bier bij voorkeur 24 uur vooraf komen, zodat je tijd hebt om fusten te controleren en alles gekoeld op te slaan.
Reken per bezoeker op minimaal 1 proefglas en een waterglas, plus ongeveer 2 tot 3 kleine proefporties per uur. Zet extra glazen klaar voor breuk en late schoonmaakrondes.
Maak de barinstructies concreet: noteer per bier de tap- of schenkvolgorde, het glas, de prijs of betaalwijze en wanneer een fust bijna leeg is. Plan per 25 tot 30 bezoekers minstens één ingewerkte vrijwilliger bij de bar.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en geef ze direct door aan de catering. Zet hapjes, borden, schaaltjes en serveertangen apart van de bieruitgifte, zodat bezoekers niet in de rij hoeven te wachten op eten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb ik nodig voor een speciaalbierfestival?: Reken voor een festival van ongeveer 4 uur op 1,5 tot 2 liter bier per bezoeker als er vooral proefporties worden geschonken. Reserveer daarnaast 10 tot 15% extra voor morsen, schuim en verschillen in populariteit.
Hoe lang van tevoren moet ik brouwerijen benaderen?: Benader brouwerijen minimaal 8 weken voor het festival en leg het assortiment uiterlijk 6 weken vooraf vast. Voor schaarse of seizoensbieren is 10 tot 12 weken extra veilig.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig per bezoeker?: Voorzie één proefglas per bezoeker en houd 10% extra achter de hand voor breuk of zoekgeraakte glazen. Bij 100 bezoekers zijn dat dus minimaal 110 proefglazen, naast voldoende waterglazen.
Wanneer moet ik de bierlevering aannemen en koelen?: Neem de levering bij voorkeur 24 uur voor de start aan. Controleer aantallen en fustkoppelingen direct en geef het bier daarna genoeg tijd om gekoeld te worden voordat je de bar aansluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.