Checklist pour organiser un festival de bière artisanale

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par le lieu et les autorisations, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Vérifiez aussi l’accès pour les livraisons, l’alimentation électrique et la place disponible pour les tentes, tables et réfrigérateurs.
• Confirmez les brasseries et la gamme de bières avant d’imprimer les cartes. Demandez pour chaque bière le nom, le style, le degré d’alcool, le format du fût et les contraintes de conservation au frais.
• Prévoyez les verres de dégustation avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre d’inscrits. Ajoutez des verres à eau et des points de rinçage : ils sont souvent oubliés lorsque le nombre de références augmente.
• Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chaque équipe des consignes écrites pour le bar, les raccords de fût, les paiements et les stocks. Une personne doit suivre les livraisons et les niveaux de bière pendant toute l’ouverture.
• Communiquez l’itinéraire et le stationnement au moins 5 jours avant l’événement. La veille, contrôlez les rallonges, multiprises, tireuses, terminaux de paiement, enceintes et réfrigérateurs, puis stockez la bière au frais dès sa réception.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de bière artisanale ?

Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, contacter les brasseries et organiser les livraisons. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le matériel, le programme et les consignes des bénévoles.

Combien de bière prévoir par personne pour un festival de dégustation ?

Basez votre calcul sur environ 75 à 100 cl par personne pour une dégustation de plusieurs références, puis ajustez selon la durée et la vente sur place. Ajoutez une marge de 10 % pour les écarts, les pertes et les fûts qui ne se vident pas complètement.

Quand faut-il commander les verres de dégustation ?

Commandez-les au moins 3 à 4 semaines avant le festival, après avoir confirmé le nombre d’inscrits attendu. Prévoyez environ 10 % de verres supplémentaires afin de remplacer les verres cassés ou de servir plusieurs groupes sans attente.

Que vérifier la veille d’un festival de bière artisanale ?

Contrôlez les stocks, le froid, les tireuses, les raccords de fût, les moyens de paiement et les branchements électriques. Préparez aussi les cartes des bières, les en-cas, les tables et les consignes des bénévoles au plus tard le soir précédent.

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