Checklist para organizar un festival de cerveza artesanal
Organizar un festival de cerveza artesanal exige coordinar proveedores, permisos, degustaciones y servicio sin perder de vista la refrigeración. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar hasta el montaje de mesas y la recepción de los barriles. Te ayuda a decidir cuándo cerrar la variedad de cervezas, cómo preparar las cartas y qué información necesitan los voluntarios. También contempla inscripciones, preferencias dietéticas, catering, aparcamiento y materiales de degustación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Contactar a cervecerías
2 personas
Seleccionar la variedad de cerveza
2 personas
Reservar entregas de cerveza
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Encargar vasos de degustación
Reservar mesas y sillas
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar información de la cervecería
2 personas
Hacer las cartas de cerveza
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las instrucciones del bar
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
4 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Conectar los puntos de cerveza
2 personas
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los vasos de degustación
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Montar la entrada y la caja
2 personas
Prueba de iluminación
2 personas
Briefing del personal del bar
6 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir cerveza
6 personas
Presentar las cervezas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger vasos
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener agua disponible
Anunciar la última ronda
Cerrar el bar
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la cerveza de forma segura
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar los vasos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Contar la cerveza restante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los barriles de cerveza
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 12
- Mesas altascant. 8
- Sillascant. 80
- Bandejas de barcant. 3
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos de degustacióncant. 150
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 120
- Tablas para servircant. 12
- Cuencoscant. 20
Equipo
- Grifos de cervezacant. 4
- Neveras portátilescant. 8
- Neverascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Termoscant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de pan de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras medidorascant. 3
- Abrebotellascant. 8
- Acopladores de barriles de cervezacant. 4
Decoración
- Banderas del festival de la cervezacant. 20
- Mantelescant. 12
- Carteles del menúcant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Pulserascant. 150
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de vidriocant. 6
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la selección de cervezas antes de reservar las entregas. Para cada cervecería, recopila con antelación la descripción, el estilo, la graduación y las posibles indicaciones de servicio para preparar cartas claras.
- Comprueba los permisos y las condiciones del lugar al menos 4 semanas antes. Confirma también dónde pueden colocarse las carpas, las mesas, los equipos eléctricos y las neveras.
- Calcula los vasos de degustación con un margen del 10 % sobre el número de inscritos. Reserva además vasos para agua y platos suficientes para que el catering no dependa del material de degustación.
- Asigna los voluntarios antes de preparar las instrucciones del bar. Un turno debe cubrir la entrega, el almacenamiento refrigerado, el servicio, el cobro y la reposición; entrega las instrucciones por escrito como mínimo 3 días antes.
- Recibe la cerveza con tiempo para revisar cantidades y guardar todo refrigerado. Haz el inventario antes de abrir y monta las mesas, las cartas, los grifos y los puntos de agua siguiendo el programa del festival.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cerveza artesanal?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con las cervecerías. Deja las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering, entregas, voluntarios y aparcamiento.
- ¿Cuántos vasos de degustación necesito por persona?
- Calcula al menos 1 vaso por persona y añade un 10 % de margen para roturas, pérdidas o cambios de última hora. Si esperas 100 asistentes, prepara como mínimo 110 vasos de degustación.
- ¿Cuándo debo recibir y refrigerar la cerveza?
- Programa la entrega entre 24 y 48 horas antes del festival, siempre que tengas capacidad de refrigeración suficiente. Revisa el inventario al recibirla y separa las cervezas según el orden del programa.
- ¿Qué hay que preparar para los voluntarios del bar?
- Prepara instrucciones escritas al menos 3 días antes, con el orden de servicio, el uso de los grifos, los acopladores, el cobro y la reposición. Organiza turnos con una persona responsable de resolver incidencias durante cada franja.
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