Spezialbierfestival organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Spezialbierfestival steht und fällt mit guter Vorbereitung: Bier muss rechtzeitig bestellt, gekühlt gelagert und fachgerecht ausgeschenkt werden. Kläre zuerst Location, Genehmigungen und Brauereien, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Sortiment, Lieferungen, Probiergläser, Catering und Helferplanung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation – von der Reservierung bis zum Aufstellen der Tische und der Reinigung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Brauereien kontaktieren
2 Personen
Biersortiment auswählen
2 Personen
Bierlieferungen reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Probiergläser bestellen
Tische und Stühle reservieren
Programm erstellen
2 Personen
Brauereiinformationen sammeln
2 Personen
Bierkarten erstellen
2 Personen
Anfahrt und Parken kommunizieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Baranweisungen vorbereiten
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Bierlieferung annehmen
3 Personen
Bier gekühlt lagern
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bar aufbauen
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Bierzapfstellen anschließen
2 Personen
Bierkarten aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Verkostungsgläser bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Briefing für das Barpersonal
6 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Bier ausschenken
6 Personen
Biere vorstellen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Gläser einsammeln
2 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Wasser verfügbar halten
Letzte Runde ankündigen
Bar schließen
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Bier sicher verschließen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gläser spülen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Verbleibendes Bier zählen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Bierfässer zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarunterlagenAnz. 3
- HockerAnz. 12
Geschirr
- ProbiergläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 120
- ServierbretterAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
Ausstattung
- BierzapfanlagenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 8
- KühlschränkeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Küchenmesser für BrotAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- MessbecherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 8
- BierfasskupplungenAnz. 4
Dekoration
- Bierfestival-FahnenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
- MenükartenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- GlascontainerAnz. 6
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und prüfe Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Kühlmöglichkeiten, Anfahrt und Parkplätze.
- Wähle das Biersortiment mindestens 6 Wochen vorher aus und reserviere die Lieferungen schriftlich. Plane pro angemeldeter Person mehrere kleine Proben und bestelle zusätzlich Wasser.
- Bestelle Probiergläser nicht erst kurz vor dem Termin: Rechne pro Gast mit mindestens einem Glas plus 10 Prozent Reserve. Wassergläser, Teller, Besteck und Servierbretter werden häufig vergessen.
- Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vorher in Schichten ein. Für Ausschank, Kasse, Einlass, Nachfüllen und Aufräumen brauchst du auch während des Programms feste Zuständigkeiten.
- Nimm die Bierlieferung am Veranstaltungstag nicht nebenbei an. Prüfe Fässer und Kisten direkt, lagere das Bier sofort gekühlt und kontrolliere Zapfanlagen, Kupplungen, Flaschenöffner und Kartenlesegeräte vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Spezialbierfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und ersten Brauereikontakten. Sortiment, Bierlieferungen und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Bier brauche ich für ein Spezialbierfestival?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 pro Stunde, abhängig von Probiergröße und Veranstaltungsdauer. Bestelle zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent und stelle ausreichend Wasser bereit.
- Wie viele Probiergläser brauche ich pro Gast?
- Rechne mit mindestens einem Probierglas pro angemeldeter Person und 10 Prozent Reserve. Bei vielen Sorten oder fehlender Spülmöglichkeit sind 1,5 bis 2 Gläser pro Gast praktikabler.
- Wann müssen Helfer und Ausschank eingeteilt sein?
- Erstelle den Einsatzplan spätestens 7 Tage vor dem Festival und bestätige die Schichten 1 bis 2 Tage vorher. Plane pro Ausschankbereich mindestens eine eingewiesene Person sowie zusätzliche Hilfe für Kasse, Nachfüllen und Aufräumen ein.
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