Checklist voor een soundtrackconcert organiseren

Een soundtrackconcert vraagt om een strakke planning voor programma, artiesten en techniek. Leg eerst de locatie, vergunningen, contracten en technische rider vast; daarna volgen ticketverkoop, catering en vervoer. Controleer in de laatste week vooral de technische planning, artiestenlijst en dieetwensen. Op de concertdag draait alles om een vrije podiumruimte, een complete geluidsinstallatie en een draaiboek dat ook de opbouw en soundcheck op tijd laat verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie definitief reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Artiesten contracteren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Technische rider opvragen
Cateringafspraken vastleggen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer reserveren
Parkeerinformatie versturen
Draaiboek printen
Artiestenlijst controleren
Technische planning controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Locatie en omgeving inspecteren
2 personen
Vloer en publieksruimte reinigen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
3 personen
Soundcheck met artiesten
6 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Bar en buffetten inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Entree bemannen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Geluidsniveau controleren
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Openstaande rekeningen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Concertstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Zangmicrofoonsaantal 4
Instrumentmicrofoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 12
Digitale piano
Drumstel

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtmengpaneel
Sfeerverlichtingaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelbakkenaantal 8

Decoratie

Themafilmpostersaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische rider direct bij het contract op en controleer uiterlijk 2 weken voor het concert of alle benodigde microfoons, DI-boxen, monitorboxen, kabels en aansluitingen beschikbaar zijn.
Plan de podiumopbouw minstens 4 uur vóór aanvang. Houd tijd vrij voor het plaatsen van podiumdelen, geluidsinstallatie, verlichting, microfoons en een volledige soundcheck.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert in de cateringbestelling. Koel bederfelijke voorraad pas na ontvangst en wijs één persoon aan voor artiesten- en crewcatering.
Stuur parkeerinformatie en artiestenvervoer uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer op de concertdag de artiestenlijst, aankomsttijden en contactgegevens voordat de opbouw begint.
Print minimaal 2 exemplaren van het draaiboek: één voor de coördinator en één bij het podium. Neem daarin ook de technische planning, publieksopening, pauze, cateringmomenten en afsluiting op.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een soundtrackconcert organiseren en plannen?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen, artiestencontracten en muziekprogrammering. Open de ticketverkoop zodra programma en locatie definitief zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een soundtrackconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podium, geluidsinstallatie en verlichting. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor aansluiten, testen en de soundcheck.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert en leg de catering daarna definitief vast. Koop bederfelijke voorraad op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder en houd die gekoeld.
Wat moet ik op de dag van een soundtrackconcert controleren?: Controleer vóór de publieksopening de locatie, publieksruimte, podiumruimte, artiestenlijst, techniek, verlichting, catering en bewegwijzering. Plan de eindcontrole minstens 90 minuten vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.