Soundtrackkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Soundtrackkonzert steht und fällt mit drei Bereichen: verbindlicher Veranstaltungsort, passende Künstler und eine belastbare technische Planung. Beginne mehrere Monate vorher mit Location, Genehmigungen und Programm; Tickets, Einladungen und Transport folgen danach. In der letzten Woche zählen genaue Listen für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Ablauf und Technik. Am Konzerttag brauchst du vor dem Einlass Zeit für Aufbau, Soundcheck, Beleuchtung und die Kontrolle von Bühne und Publikumsbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsort verbindlich reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Künstler buchen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Technischen Rider anfordern
Cateringabsprachen festhalten
Versicherung prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf öffnen
Werbematerial veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlertansport reservieren
Parkinformationen versenden
Ablaufplan ausdrucken
Künstlerliste prüfen
Technische Planung überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
Ort und Umgebung inspizieren
2 Personen
Boden und Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichttest durchführen
3 Personen
Soundcheck mit den Künstlern
6 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Bar und Buffets einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang besetzen
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Pause ankündigen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Verabschiedung und Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
3 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Technik abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
Offene Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
BühnentreppenAnz. 2
KonzertstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 4
InstrumentenmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
NotenpulteAnz. 12
Digitalpiano
Schlagzeug

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtmischpult
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlwannenAnz. 8

Dekoration

ThemenfilmposterAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort verbindlich, sobald Termin und Programm grob feststehen. Kläre dabei auch, wann Bühne, Bestuhlung, Garderobe und Technik aufgebaut werden dürfen.
Fordere den technischen Rider jedes Künstlers frühzeitig an und gleiche ihn mit PA-Anlage, Mikrofonen, Monitorboxen, DI-Boxen und Instrumenten vor Ort ab. Plane für den Soundcheck mindestens 90 Minuten ein.
Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Sitz- oder Stehbereich, Einlasszeit und Kapazität festgelegt sind. Verschicke Parkinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und halte die Cateringabsprache schriftlich fest. Kühle verderbliche Vorräte am Veranstaltungstag rechtzeitig und stelle Gläser, Tassen und Teller getrennt bereit.
Drucke den Ablaufplan, die Künstlerliste und die technische Planung spätestens am Vortag aus. Rechne am Konzerttag mit mindestens 3 Stunden für Reinigung, Freiräumen der Bühne, Aufbau, Verkabelung und Funktionsprüfung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Soundtrackkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Veranstaltungsort, Künstlern und Genehmigungen. Für ein kleines Konzert sind mindestens 8 Wochen Vorlauf sinnvoll, damit Technik, Tickets und Transport noch planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Soundtrackkonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Beschallungsanlage, Mikrofone, Monitore und Beleuchtung ein. Mit umfangreicher Instrumentierung oder mehreren Künstlern solltest du 4 bis 6 Stunden inklusive Soundcheck vorsehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Konzert starten?: Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Termin, Ort, Programm und Einlasszeit feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Was muss am Tag vor dem Soundtrackkonzert erledigt sein?: Ablaufplan und Künstlerliste sollten ausgedruckt, Vorräte geprüft und technische Planung sowie Transport bestätigt sein. Kontrolliere außerdem, ob Bühne, Publikumsbereich und Umgebung vorbereitet werden können und alle benötigten Kabel vorhanden sind.

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