Checklist para organizar un concierto de banda sonora

Un concierto de banda sonora necesita una coordinación precisa entre artistas, técnica, público y catering. Empieza cerrando el lugar, los permisos y los contratos; después pasa al programa, las entradas y la producción. Durante la última semana conviene confirmar horarios, transporte, preferencias dietéticas y necesidades del rider técnico. El día del concierto, reserva varias horas para limpiar, montar el escenario, instalar el sonido y hacer la prueba antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar definitivamente el lugar
Comprobar permisos y notificaciones
Contratar artistas
Preparar el programa musical
2 personas
Solicitar el rider técnico
Cerrar acuerdos de catering
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
Publicar el material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar transporte para artistas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de artistas
Comprobar la planificación técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar los productos perecederos
2 personas
Inspeccionar el lugar y los alrededores
2 personas
Limpiar el suelo y la zona de público
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas
Prueba de sonido con los artistas
6 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bar y los bufés
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la entrada
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar el descanso
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Coordinar la última actuación
3 personas
Despedida y acompañar a la salida
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo técnico
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el material del proveedor
2 personas
Comprobar facturas pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Sillas de conciertocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 150
Papeleracant. 10

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos para cantocant. 4
Micrófonos de instrumentocant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Cables de instrumentoscant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Atriles de músicacant. 12
Piano digital
Batería

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de mezclas de luces
Iluminación ambientalcant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 8

Decoración

Carteles temáticos de películascant. 20
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de contratar el resto: deja al menos 8 semanas para comprobar notificaciones, seguro y condiciones técnicas.
Solicita el rider técnico a cada artista con 6 semanas de margen. El número de micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y tomas eléctricas determina el montaje y el tiempo de prueba.
Publica la venta de entradas en línea entre 4 y 6 semanas antes. Envía después la información de aparcamiento y recoge las preferencias dietéticas con una fecha límite clara.
Reserva el transporte de los artistas al menos 2 semanas antes y confirma de nuevo horarios, lista de artistas y necesidades de llegada 48 horas antes del concierto.
Programa el montaje técnico varias horas antes de la apertura. Primero despeja el escenario y limpia la zona de público; después monta las piezas del escenario, conecta sonido e iluminación y prueba cada micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un concierto de banda sonora?: Calcula entre 8 y 12 semanas para un concierto con artistas, venta de entradas y producción técnica. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar transporte, catering, permisos, seguros y el plan de trabajo.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas?: Intenta cerrar los contratos entre 8 y 10 semanas antes del concierto. Así tendrás tiempo para preparar el programa musical, solicitar los riders técnicos y ajustar el presupuesto de producción.
¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?: El montaje debe comenzar varias horas antes de que entre el público, según el tamaño del escenario y el número de artistas. Deja tiempo adicional para instalar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores y realizar una prueba completa.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y la información de aparcamiento?: Envía las invitaciones y abre la venta de entradas entre 4 y 6 semanas antes. Comparte la información de aparcamiento como mínimo 7 días antes y vuelve a incluirla en el recordatorio final.

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