Checklist pour organiser un concert de bande originale

Un concert de bande originale demande une coordination précise entre les artistes, la technique et l’accueil du public. Commencez par confirmer le lieu, les autorisations et les engagements, puis verrouillez le programme musical et la fiche technique. La billetterie, la restauration et le transport des artistes doivent être réglés avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez suffisamment de temps pour le montage de la scène, les balances, le contrôle des câbles et l’installation des micros.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver définitivement le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Engager les artistes
Établir le programme musical
2 personnes
Demander la fiche technique
Finaliser les accords de restauration
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport des artistes
Envoyer les infos de parking
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des artistes
Vérifier la planification technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Inspecter le lieu et les environs
2 personnes
Nettoyer le sol et l’espace public
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Balance sonore avec les artistes
6 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le bar et les buffets
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer la pause
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la technique
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
Vérifier les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Chaises de concertqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 150
Poubellesqté 10

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 4
Microphones d’instrumentsqté 6
Pieds de microqté 10
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Pupitres de musiqueqté 12
Piano numérique
Kit de batterie

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Console de mixage lumière
Éclairage d’ambianceqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs isothermesqté 8

Décoration

Affiches de films à thèmeqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez la fiche technique des artistes au moins 4 semaines avant le concert. Elle permet de vérifier les besoins en microphones, boîtiers DI, retours, pupitres, piano numérique et kit de batterie avant de réserver ou louer le matériel.
Bloquez une plage de montage d’au moins 4 heures le jour du concert. Le son, les retours, les micros d’instruments et les projecteurs LED doivent être testés séparément avant l’arrivée du public.
Prévoyez l’accueil des artistes avant l’ouverture des portes : transport, espace de rangement, portants et cintres de vestiaire. Confirmez les horaires de stationnement et d’arrivée au plus tard 7 jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à 5 jours avant le concert. Gardez une liste actualisée pour la restauration et prévoyez des verres à eau, des tasses à café et des assiettes pour les artistes et l’équipe.
Imprimez le déroulé, la liste des artistes et le plan technique en plusieurs exemplaires le jour J. Placez-en un à la régie, un en coulisses et un à l’accueil afin d’éviter les changements transmis uniquement par téléphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un concert de bande originale ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’engagement des artistes, la fiche technique et la billetterie doivent être lancés dès que le lieu est confirmé.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvrez la vente en ligne 4 à 6 semaines avant la date. Cela laisse le temps de publier le matériel promotionnel, de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Comptez au minimum 4 heures pour monter la scène, installer la sonorisation et l’éclairage, brancher les microphones et effectuer les balances. Ajoutez 1 heure de marge si plusieurs formations se succèdent.
Quand confirmer le transport et le parking des artistes ?: Confirmez le transport au moins 7 jours avant le concert et envoyez les informations de parking dans le même délai. Relancez chaque artiste 48 heures avant pour vérifier l’heure d’arrivée et le matériel apporté.

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