Soulconcert organiseren: checklist en planning

Een soulconcert organiseren vraagt meer dan een artiest en een podium. Je moet reserveringen, vergunningen, techniek, publieksstromen en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, bevestig daarna artiesten en optredenstijden en werk toe naar een vaste productiedag. Let vooral op zaken die vaak te laat gebeuren: technische wensen, dieetinformatie, kabelveiligheid, toegangscontrole en het aannemen van leveringen. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reserveringen vastleggen
Vergunningen controleren
Artiesten bevestigen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Optredenstijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Promotieposters ophangen
2 personen
Programma publiceren
Artiesteninformatie versturen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Apparatuur reserveren
Meubilair reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangscontrole voorbereiden
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Laatste aanmeldingen verwerken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Lichtapparatuur installeren
3 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Podium aankleden
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
2 personen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
Publieksvragen afhandelen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Artiestenruimte opruimen
2 personen
Apparatuur verpakken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Cocktailtafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Laptop voor muziek
Podiumverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 10
Podiumachterdoek
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Buffetwarmersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Naamstickersaantal 30

Tips

Vraag technische wensen van iedere artiest uiterlijk 4 weken vooraf op. Leg vast hoeveel microfoons, monitorluidsprekers, DI-boxen, instrumentkabels en stroomaansluitingen nodig zijn.
Plan de opbouw met minimaal 3 duidelijke momenten: locatie openen, leveringen aannemen en podium opbouwen. Controleer vóór de soundcheck of kabelgoten, verlengkabels en stekkerdozen veilig liggen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de inventaris uiterlijk 3 dagen voor het concert. Bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden, zodat je niet op de laatste dag hoeft bij te bestellen.
Maak een publieksindeling voordat je meubilair reserveert. Bepaal waar stoelen, cocktailtafels, garderoberekken en afzetpalen komen en houd nooduitgangen volledig vrij.
Stuur artiesteninformatie en het programma uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, optredenstijden, contactpersoon, podiumindeling en het moment waarop de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een soulconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, reserveringen en artiesten vast; plan daarna techniek, promotie, catering en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de technische wensen van soulartiesten opvragen?: Vraag de technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op. Controleer 1 week vooraf of mengpaneel, luidsprekers, monitoren, microfoons, DI-boxen en kabels daadwerkelijk gereserveerd zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een soulconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podium, geluid, licht, meubilair en kabelveiligheid. Voeg extra tijd toe als leveringen op dezelfde dag komen of als meerdere artiesten een uitgebreide soundcheck nodig hebben.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een soulconcert?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en sluit het aantal deelnemers 3 dagen voor het concert. Bepaal dan de hoeveelheden voor eten, water, koffie en andere dranken en plan het koelen en klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.