Soulkonzert organisieren: Die Checkliste für deinen Konzertabend

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Funkmikrofone, DI-Boxen, Kabel und Bühnenbeleuchtung in einer einzigen Liste.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühne, Ton und Licht solltest du mindestens 3 Stunden vor Beginn Zugang zur Location haben. Prüfe danach alle Kabelwege, Kabelkanäle und Treppen, bevor Gäste eintreffen.
• Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Friere die Cateringmengen 3 bis 5 Tage vorher ein und rechne Getränke getrennt für Empfang, Konzertpause und Team.
• Teile Freiwillige konkret für Einlass, Garderobe, Catering und Abbau ein. Eine Einlassperson, eine Ansprechperson für Künstler und eine Person für Notfälle sollten vor dem Öffnen eindeutig benannt sein.
• Kontrolliere am Tag des Konzerts zwei Dinge, die häufig zu spät auffallen: freie Notausgänge und ausreichend Sitz- und Stehplätze. Stelle Absperrpfosten, Garderobenständer, Kleiderbügel und Tischmöbel vor der Einlasskontrolle bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Soulkonzert planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Termin, Genehmigungen und Künstlerbestätigung. Die technischen Anforderungen und Auftrittszeiten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wie viel Technik braucht ein Soulkonzert?

Plane mindestens Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Instrumentenkabel und Verlängerungskabel ein. Die genaue Anzahl hängt von der Bandbesetzung und der Raumgröße ab; hole deshalb einen technischen Bühnenplan der Künstler ein.

Wann soll ich Getränke und Catering vorbereiten?

Lege die Mengen 3 bis 5 Tage vorher fest und erledige den Einkauf spätestens am Vortag. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, während das Catering so vorbereitet wird, dass es zur angekündigten Pause bereitsteht.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?

Reserviere mindestens 3 Stunden für Bühne, Ton, Licht und Bestuhlung. Öffne die Location früh genug für Lieferungen und Soundcheck und plane zusätzlich 30 Minuten für eine Sicherheitskontrolle sowie letzte Korrekturen ein.

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