Checklist para organizar un concierto de soul sin imprevistos

Un concierto de soul necesita más coordinación que una simple actuación: hay que cerrar el lugar, confirmar a los artistas y preparar un sistema de sonido adecuado. Esta checklist reúne 76 tareas y 69 elementos para avanzar en el orden correcto, desde las reservas y los permisos hasta el montaje del escenario. También contempla los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las necesidades técnicas, las preferencias dietéticas, el control de acceso y la recepción de las entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar las reservas
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Fijar los horarios de la actuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Publicar el programa
Enviar la información de los artistas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Reservar equipo
Reservar mobiliario
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar el control de acceso
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Procesar las últimas inscripciones
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Instalar equipos de iluminación
3 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Decoración del escenario
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la barra
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Servir la cena
4 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Coordinar la actuación principal
4 personas
Atender las preguntas del público
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Anunciar la despedida
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Limpiar la sala de artistas
2 personas
Empaquetar el equipo
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 8
Sillascant. 110
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables para instrumentos musicalescant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Portátil para música
Iluminación del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Bridascant. 100

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 10
Telón de fondo del escenario
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Calientaplatoscant. 4
Bandejas de servircant. 16
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Pegatinas con nombrecant. 30

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de enviar invitaciones. Reserva también el mobiliario y el equipo con antelación, porque la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos y los soportes condicionan el montaje.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas y compártelas con el equipo de sonido al menos 7 días antes. Confirma por escrito los horarios de actuación, las pruebas de sonido y la hora de llegada.
Calcula el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior; preparar todo el mismo día deja poco margen si falta hielo, vajilla o café.
Planifica el acceso antes de abrir las inscripciones finales. Prepara separadores, percheros, mesas y señalización, y revisa las salidas de emergencia cuando el espacio todavía esté despejado.
Reserva varias horas para recibir las entregas y montar el escenario. Comprueba cables, regletas, canaletas, iluminación y bridas antes de que llegue el público, y deja linternas a pilas para las zonas con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de soul?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En ese periodo puedes confirmar fecha y ubicación, permisos, artistas, reservas de equipo y mobiliario, invitaciones e inscripciones sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los artistas?: Recógelas al menos 7 días antes del concierto y envíalas al responsable de sonido. Así se puede comprobar la mesa de mezclas, los altavoces, los subwoofers, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los cables necesarios.
¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?: Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior. El catering se puede preparar el mismo día, pero deja al menos 3 horas antes de la apertura para organizar platos, vasos, copas, tazas y opciones dietéticas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario?: Reserva como mínimo 3 horas para montar el escenario y revisar el sonido y la iluminación. Añade tiempo para recibir las entregas, colocar las piezas y escaleras del escenario, tender cables y comprobar las salidas de emergencia.

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