Checklist pour organiser un concert soul

Un concert soul demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et le catering. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au montage de la scène. Prévoyez notamment la sonorisation, les retours de scène, les microphones, l’éclairage et la circulation du public. Les dernières heures servent surtout à recevoir les livraisons, refroidir les boissons, installer le matériel et vérifier les sorties de secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Enregistrer les réservations
Vérifier les autorisations
Confirmer les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Fixer les horaires des performances
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier le programme
Envoyer les informations sur les artistes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver l’équipement
Réserver le mobilier
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Traiter les dernières inscriptions
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Décorer la scène
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Gérer les questions du public
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer le départ
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Ranger l’espace artistes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tables de bièreqté 6
Tables cocktailqté 8
Chaisesqté 110
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Ordinateur portable pour la musique
Éclairage de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 10
Fond de scène
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Chauffe-platsqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Étiquettes nominativesqté 30

Conseils

Confirmez les besoins techniques des artistes au moins 3 semaines avant le concert : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation électrique doivent être connus avant de réserver le matériel.
Fixez les horaires des performances avec une marge d’au moins 30 minutes entre deux groupes. Ce temps couvre le changement de plateau, les tests rapides et les éventuels retards d’installation.
Réservez le mobilier en même temps que l’équipement audio : scène, escaliers, tables, chaises, portants et poteaux de balisage sont souvent oubliés lorsqu’ils sont commandés séparément.
Traitez les dernières inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement. Utilisez ces chiffres pour ajuster les quantités de catering, de verres, d’assiettes et de boissons.
Gardez les câbles hors des passages avec des goulottes et des serre-câbles, puis vérifiez chaque sortie de secours avant l’ouverture. Faites cette inspection après le montage de la scène, pas seulement pendant la préparation du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert soul ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, recueillir les besoins techniques, gérer les inscriptions et réserver la sonorisation, l’éclairage et le mobilier.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert soul ?: Réservez-la au moins 3 semaines avant le concert, dès que les besoins des artistes sont confirmés. La liste peut inclure une table de mixage, des haut-parleurs, des subwoofers, des retours, des microphones et des boîtiers DI.
Quand faut-il monter la scène avant un concert ?: Ouvrez le lieu et commencez la réception des livraisons plusieurs heures avant l’arrivée du public. Prévoyez au minimum 3 heures pour monter la scène, installer les enceintes, poser les câbles et effectuer les vérifications techniques.
Quand acheter les boissons et préparer le catering ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le concert, puis refroidissez les boissons le jour même dès leur réception. Préparez le service traiteur après le décompte des dernières inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.