Soulconcert organiseren: checklist en planning

Een soulconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je stemt contracten, muziekprogramma, geluid, licht, catering en bezoekersinformatie op elkaar af. Begin met datum en locatie, leg daarna de technische wensen en het programma vast en werk toe naar een duidelijk draaiboek. Op deze pagina staat de complete checklist met 84 taken en 87 spullen, zodat je ziet wat vóór de opbouw, op de concertdag en na afloop geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten contracteren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsplan maken
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiënteninformatie bevestigen
Route en parkeren delen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Polsbandjes sorteren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podiumdelen controleren
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Achterdoek ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Linecheck uitvoeren
3 personen
Artiëntenkleedkamer inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Artiënten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bemensen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksinformatie verstrekken
Openingsact begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Geluidswissels begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Lichtstanden bedienen
Publiekstromen controleren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
Hoofdact aankondigen
Hoofdact begeleiden
3 personen
Toegiften begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Artiënten afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Barvoorraad afsluiten
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Podium afbouwen
4 personen
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Artiëntenafspraken afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Artiëntenstoelenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 150
Barkrukkenaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIsnoerenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Stroomverdelersaantal 4
Laptop voor muziek
USB-sticksaantal 3
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerlampenaantal 12
Werklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 8
Slingerdoekaantal 6
Kleefhakenaantal 30
Ducttapeaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Polsbandjesaantal 180
Richtingsbordenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Kur kentrekkersaantal 3
Barbakkenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Buffetverhogersaantal 8
Koelplatenaantal 12
Serveerplateausaantal 20
Koffiefiltersaantal 200
Theefiltersaantal 100
Barmaatjesaantal 4
Rietjesaantal 400
Cocktailprikkersaantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Plan een technisch overleg zodra de artiesten zijn gecontracteerd. Verzamel per optreden de wensen voor microfoons, DI’s, monitoren, podiumindeling en aansluitingen voordat je het geluidsplan maakt.
Controleer de stroomvoorziening vóór je apparatuur reserveert. Mengtafel, luidsprekers, subwoofers, lichtcontroller, podiumspots en catering kunnen samen meer groepen vragen dan de locatie beschikbaar heeft.
Maak de bezoekersinformatie uiterlijk één week voor het concert definitief. Deel route en parkeren, verwerk dieetwensen en leg naamkaartjes, polsbandjes en reserveringen apart klaar.
Geef vrijwilligers een taak én een tijdstip. Verdeel bijvoorbeeld ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, catering en zaalcontrole en neem de indeling op in het afgedrukte draaiboek.
Koel dranken pas nadat de houdbare voorraad en boodschappen zijn gecontroleerd. Houd op de concertdag tijd over voor locatie openen, podiumopbouw, kabelgoten leggen, soundcheck en het klaarzetten van werklampen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een soulconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Plan vergunningen, verzekering, programma en techniek direct daarna; stuur uitnodigingen zodra capaciteit en tijden definitief zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een soulconcert?: Reserveer minimaal een halve dag voor podiumdelen, stoelen, geluidsapparatuur en verlichting. Plan daarnaast tijd voor kabels en stroom, de lichttest en een volledige soundcheck vóór de deuren opengaan.
Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische informatie direct bij het contracteren op en controleer alles uiterlijk enkele weken voor het concert. Zo kun je de mengtafel, microfoons, DI’s, monitoren, kabels en stroomverdelers tijdig afstemmen.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen afronden?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor het concert, tenzij je een eerdere sluitingsdatum communiceert. Gebruik het definitieve aantal voor catering, tafels, stoelen, naamkaartjes en reserveringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.