Soulkonzert organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Soulkonzert braucht mehr als eine gebuchte Künstlerin und eine Bühne. Du koordinierst Genehmigungen, Versicherung, Sound- und Lichtplanung, Catering, Einlass und Helfer in einer festen Reihenfolge. Plane technische Anforderungen und Künstlerwünsche früh, weil Mischpult, Monitore, Mikrofone und Kabel am Veranstaltungstag nicht kurzfristig ersetzt werden sollten. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Öffnen der Location durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Musikprogramm festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Schallkonzept erstellen
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Künstlerinformationen bestätigen
Route und Parken teilen
Freiwillige einteilen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Armbänder sortieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Bühnenteile überprüfen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Hintergrund aufhängen
2 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
Linecheck durchführen
3 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle und Stehtische aufstellen
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsinformationen bereitstellen
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Tonwechsel begleiten
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Lichtstimmungen steuern
Publikumsströme kontrollieren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Hauptact ankündigen
Headliner betreuen
3 Personen
Zugaben begleiten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Künstler verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Barvorrat abschließen
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Lichtanlage abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Künstlervereinbarungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
KünstlerstühleAnz. 8
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 150
BarhockerAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DJ-KabelAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
XLR-KabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
StromverteilerAnz. 4
Laptop für Musik
USB-SticksAnz. 3
Walkie-TalkiesAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24
WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsleuchtenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundvorhang
TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 8
BannertuchAnz. 6
KlebehakenAnz. 30
GewebeklebebandAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
ArmbänderAnz. 180
WegweiserAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
BarbänkeAnz. 8
MessbecherAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
BuffeterhöhungenAnz. 8
KühlplattenAnz. 12
ServierplattenAnz. 20
KaffeefilterAnz. 200
TeefilterAnz. 100
BarzubehörAnz. 4
StrohhalmeAnz. 400
CocktailspießeAnz. 500

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
GummihandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

Bestätige Künstler, Datum und Ort zuerst und kläre spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert Route, Parken, Ankunftszeit und technische Anforderungen. So lassen sich Schallkonzept, Lichtplan und Bühnenaufbau rechtzeitig abstimmen.
Plane den Sound nicht nur mit Lautsprechern: Mischpult, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, Stative, XLR- und Audiokabel müssen zur Bühne und zum Musikprogramm passen. Lege außerdem Verlängerungskabel, Stromverteiler und Kabelkanäle für den Aufbau bereit.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und stelle das Catering-Menü danach zusammen. Haltbare Vorräte kannst du vorher bereitstellen; Getränke sollten erst kurz vor dem Einlass gekühlt werden.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeiten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Für Einlass, Garderobe, Catering, Technik und Abbau sollte jeweils mindestens eine verantwortliche Person benannt sein.
Drucke Drehbuch, Namensschilder und Armbänder vor dem Veranstaltungstag aus und sortiere sie getrennt. Öffne die Location erst, wenn Bühne, Künstlerstühle, Bestuhlung, Licht, Kabelwege und die vorbereiteten Getränke kontrolliert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Soulkonzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbuchung, Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Dekoration.
Welche Technik braucht man für ein Soulkonzert?: Zum Grundbedarf gehören je nach Raum Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer sowie passende Audio- und XLR-Kabel. Plane zusätzlich Stromverteiler, Verlängerungskabel und Kabelkanäle ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Soulkonzert?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Bühne, Ton, Licht und Bestuhlung ein. Für Soundcheck und die Abstimmung mit der Künstlerin solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten reservieren.
Wann soll ich Einladungen für ein Soulkonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen. So bleiben genug Tage für Ernährungswünsche, Reservierungen und die Catering-Menge.

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