Checklist para organizar un concierto de soul sin olvidos

Un concierto de soul necesita más que contratar artistas y abrir las puertas. Esta checklist reúne 84 tareas y 87 materiales para coordinar permisos, seguro, programa musical, sonido, iluminación, catering, inscripciones y montaje. Sigue el trabajo por fases: primero cierra fecha, ubicación y artistas; después confirma la producción y los asistentes; en los últimos días prepara compras, bebidas y documentación. Así reduces los problemas que suelen aparecer cuando faltan cables, información técnica o tiempo para probar el escenario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contratar artistas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Registrar el programa musical
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Crear el plan de sonido
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Preparar el menú de catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar la información de los artistas
Compartir la ruta y el aparcamiento
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Clasificar las pulseras
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Comprobar las partes del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Colgar el fondo
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Realizar la linecheck
3 personas
Preparar el camerino de los artistas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas y mesas altas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Proporcionar información al público
Guiar el acto inaugural
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar cambios de sonido
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Controlar las luces
Controlar los flujos de público
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Anunciar el acto principal
Acompañar al acto principal
3 personas
Guiar los bises
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar el stock del bar
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar la instalación de luces
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar las citas con los artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Sillas para artistascant. 8
Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Percheroscant. 4
Perchascant. 150
Taburetes de barcant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cablescant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables XLRcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Distribuidores de corrientecant. 4
Portátil para música
Memorias USBcant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4
Linternascant. 6
Bateríascant. 24
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Luces decorativascant. 12
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Telón de fondo
Mantelescant. 12
Plantascant. 8
Tela tipo banderacant. 6
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta americanacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 180
Señales direccionalescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4
Cables tensorescant. 3
Bandejas para barbacoacant. 8
Jarras medidorascant. 3

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Soportes para buffetcant. 8
Placas refrigerantescant. 12
Bandejas para servircant. 20
Filtros de cafécant. 200
Filtros de técant. 100
Medidores de barcant. 4
Pajitascant. 400
Pinchos de cóctelcant. 500

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de gomacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar al grupo: deja al menos 8 semanas para permisos, seguro, programa musical y necesidades técnicas. Pide también la ruta de llegada y las condiciones de aparcamiento.
Solicita las necesidades técnicas de cada artista por escrito y prepara el plan de sonido con tiempo. Cuenta micrófonos, soportes, monitores, cables XLR, alargadores, regletas y distribución de corriente antes del montaje.
Programa una prueba de sonido y de iluminación de 90 minutos como mínimo antes de la apertura. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, focos, controlador de luces y lámparas de trabajo, no solo que estén presentes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes del concierto. Con esa cifra prepara el menú, las reservas y las cantidades de catering; enfría las bebidas el mismo día y deja las provisiones no perecederas separadas.
Imprime el plan de trabajo y asigna voluntarios al menos 48 horas antes. Prepara tarjetas de nombre, pulseras clasificadas y el área de acceso antes de abrir el recinto, mientras otra persona verifica escenario, telón de fondo y cables canalizados.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un concierto de soul?: Calcula entre 8 y 12 semanas para un concierto pequeño o mediano. Ese margen permite contratar artistas, comprobar permisos y seguro, cerrar sonido e iluminación y gestionar invitaciones e inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas y confirmar sus necesidades técnicas?: Contrata a los artistas entre 8 y 10 semanas antes y confirma su información y necesidades técnicas dentro de la semana siguiente. El plan de sonido y la lista de equipos deberían quedar cerrados al menos 14 días antes.
¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?: Cierra el menú y las reservas 5 días antes, cuando ya conozcas las preferencias dietéticas. Prepara el catering el día del concierto y enfría las bebidas con suficiente antelación para que estén listas antes de abrir las puertas.
¿Cuánto antes debe abrirse el recinto para un concierto de soul?: Abre el recinto entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo cubre el montaje, la prueba de sonido, el ajuste de iluminación, la colocación del mobiliario y una revisión final del acceso y las pulseras.

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