Organiser un concert soul : la checklist complète

Un concert soul se prépare sur plusieurs fronts : artistes, technique, accueil et restauration. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille les autorisations, l’assurance et les besoins de la scène. Les détails techniques comme la console, les retours, les microphones, les câbles et les éclairages doivent être réglés avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où tu en auras besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Engager les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Conserver le programme musical
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les informations des artistes
Partager l’itinéraire et le parking
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
Trier les bracelets
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Vérifier les éléments de scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Effectuer le line check
3 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueil des artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Assurer la permanence du vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Fournir des informations au public
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Gérer les changements de son
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Gérer les réglages d’éclairage
Contrôler les flux de public
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Animer la tête d'affiche
3 personnes
Accompagner les rappels
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer le stock du bar
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les rendez-vous des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Chaises pour artistesqté 8
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Portantsqté 4
Cintresqté 150
Tabourets de barqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Câbles de connexionqté 4
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Répartiteurs électriquesqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Clés USBqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Plantesqté 8
Drap de guirlandeqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban adhésifqté 8
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 180
Panneaux directionnelsqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchons à voletqté 3
Plateaux de barqté 8
Verres doseursqté 3

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Rehausses de buffetqté 8
Plaques de refroidissementqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Filtres à caféqté 200
Filtres à théqté 100
Équipiers du barqté 4
Paillesqté 400
Piques à cocktailqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les artistes. Demande ensuite leurs besoins techniques détaillés, notamment le nombre de microphones, de retours et de prises électriques nécessaires.
Prévois le son et l’éclairage séparément. Un concert soul demande généralement une console de mixage, des enceintes, des retours de scène et des projecteurs orientables, avec les câbles et multiprises correspondants.
Ne laisse pas le traiteur et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Recueille les allergies et régimes dès l’inscription, puis refroidis les boissons au moins 24 heures avant l’ouverture du lieu.
Prépare l’accueil avant le jour du concert : itinéraire, parking, badges nominatifs et bracelets doivent être prêts, tandis que les bénévoles doivent connaître leur poste et leurs horaires.
Imprime le déroulé et conserve une copie du programme musical sur place. Garde aussi une clé USB et un ordinateur portable disponibles au cas où la lecture musicale ou les informations techniques devraient être récupérées rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert soul ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, le lieu, les autorisations et le prestataire traiteur. Commence plutôt 3 à 6 mois avant si plusieurs groupes ou une installation technique importante sont prévus.
Quand faut-il réserver les artistes pour un concert soul ?: Réserve les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. Demande leurs informations complètes et leurs besoins techniques au moment de la confirmation.
Quel matériel prévoir pour le son d’un concert soul ?: Prévois une console de mixage, des enceintes, des subwoofers, des retours de scène, des microphones, des pieds et les câbles nécessaires. Ajoute au moins 20 % de câbles, rallonges et multiprises de réserve pour éviter une panne bloquante.
Quand préparer les boissons et le traiteur ?: Fais les courses et installe les stocks non périssables 1 à 2 jours avant. Refroidis les boissons au moins 24 heures à l’avance et prépare le service traiteur le jour même, avant l’ouverture du lieu.

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