Songfestival organiseren: checklist voor een geslaagde kijkavond
Een Songfestivalavond staat of valt met een betrouwbare uitzending, goed zicht op het scherm en een programma dat de aandacht vasthoudt. Leg eerst datum, locatie, budget en uitzendrechten vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en techniek. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je hoeveelheden kunt berekenen. Test televisie, laptop, HDMI-kabels, geluid en wifi vooraf en leg geprinte quiz- en stemformulieren klaar voordat de gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitzendrechten controleren
Locatie reserveren
Budget vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Stemformulieren ontwerpen
Prijzen voor quiz inkopen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Afspeellijst samenstellen
Quizpresentator aanwijzen
Muziekrechten controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Stemformulieren printen
Quizmateriaal printen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Kijkopstelling maken
3 personen
Televisie plaatsen
2 personen
Beeldverbinding aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Uitzending controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Informatietafel inrichten
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Middagquiz presenteren
2 personen
Antwoorden verzamelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Stemronde uitleggen
Stemformulieren uitdelen
2 personen
Stemmen verzamelen
2 personen
Uitslagformulier voorbereiden
2 personen
Finale aankondigen
Finale-uitzending starten
2 personen
Snackbuffet openhouden
2 personen
Stemuitslag bekendmaken
Winnaar feliciteren
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Versiering afhalen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Garderoberek
- Kledinghangersaantal 60
- Opbergkrattenaantal 8
Apparatuur
- Televisie
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adapteraantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Batterijenaantal 12
- Wifirouter
- Reserveafstandsbediening
- Printer
- USB-stickaantal 2
- Powerbanksaantal 3
- Kabelbindersaantal 50
- Gaffer tapeaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
- Reservekabelsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Landenvaantjesaantal 30
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Plakhaakjesaantal 30
- Slingersaantal 6
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Stemurne
- Nummerbordjesaantal 30
- Tafelnummersaantal 8
- Welkomstbord
- Prijzendisplay
- Krijtbordenaantal 3
- Krijtstiftenaantal 6
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Dessertbordjesaantal 60
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 15
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Theepottenaantal 2
- Herbruikbare rietjesaantal 50
- Karaffenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Afwasteilaantal 2
- Waterkannenaantal 6
- Voorraadbakkenaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Bakpapieraantal 2
- Eerstehulpset
- Keukenwekkeraantal 2
- Labelstiftenaantal 4
- Etikettenaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Theedozenaantal 3
- Dienbladenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Broodmandenaantal 4
- Dessertschalenaantal 8
- Koffiefiltersaantal 100
- Flessenwaterkrattenaantal 4
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetaantal 2
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepaantal 4
- Handdoekrollenaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 4
Tips
- Test de volledige kijkopstelling minimaal 1 week vooraf: televisie, laptop, HDMI-adapter, luidsprekers, microfoon, afstandsbediening en stekkerdozen. Houd batterijen en een reserveafstandsbediening apart klaar.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond. Dan kun je dieetwensen verzamelen, bevestigingen sturen en de cateringhoeveelheden berekenen.
- Plan de quiz en stemming rond de uitzending, niet erdoorheen. Wijs één quizpresentator aan, bereid de vragen vooraf voor en print stemformulieren en quizmateriaal uiterlijk de dag ervoor.
- Koel dranken enkele uren vóór aanvang en zet houdbare voorraad eerder klaar. Controleer de boodschappenlijst na het verwerken van de aanmeldingen, zodat je niet pas tijdens de uitzending merkt dat iets ontbreekt.
- Richt de ruimte eerst functioneel in met stoelen, tafels en vrije zichtlijnen naar de televisie. Sorteer versiering vooraf en leg plakhaakjes, ballonpomp, verlengsnoeren en verlichting klaar voordat je gaat decoreren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een Songfestivalavond organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je catering en zitplaatsen kunt plannen.
- Hoeveel dagen van tevoren moet ik de techniek testen voor het Songfestival?
- Doe een volledige test minimaal 1 week vooraf en herhaal de korte controle op de dag zelf. Controleer beeld, geluid, HDMI-aansluiting, wifi, stroompunten en de reserveafstandsbediening.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een Songfestivalavond doen?
- Doe de grote boodschappen 1 dag vooraf en koop verse producten zo laat mogelijk binnen die planning. Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet houdbare producten eerder op de dag klaar.
- Hoe organiseer ik een Songfestivalquiz en stemming?
- Wijs uiterlijk 1 week vooraf een quizpresentator aan en bereid de vragen en prijzen dan voor. Print quizmateriaal en stemformulieren uiterlijk de dag ervoor en leg pennen op elke tafel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!