Checklist para organizar un Festival de la Canción

Organizar un Festival de la Canción requiere más que elegir las actuaciones: hay que cerrar el lugar, revisar los derechos de emisión y música, gestionar inscripciones y preparar un sistema de votación claro. Esta checklist reúne 75 tareas y 101 materiales para avanzar en el orden adecuado. Incluye también los detalles que suelen retrasarse, como probar la conexión HDMI, imprimir los formularios y enfriar las bebidas a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar los derechos de emisión
Reservar el lugar
Establecer el presupuesto
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Elaborar el programa
2 personas
Preparar preguntas del quiz
2 personas
Diseñar los formularios de votación
Comprar premios para el quiz
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Crear la lista de reproducción
Designar al presentador del quiz
Comprobar los derechos de música
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Imprimir formularios de votación
Imprimir el material del quiz

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Ventilar la sala
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la disposición para espectáculos
3 personas
Colocar la televisión
2 personas
Conectar la videoconferencia
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Comprobar la emisión
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la decoración de luces
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Presentar los aperitivos
3 personas
Montar la mesa de información
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar el quiz de la tarde
2 personas
Recoger las respuestas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Explicar la ronda de votación
Repartir las papeletas de votación
2 personas
Recopilar los votos
2 personas
Preparar el formulario de resultados
2 personas
Anunciar la final
Iniciar la emisión final
2 personas
Mantener abierto el buffet de aperitivos
2 personas
Anunciar el resultado de la votación
Felicitar al ganador
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Perchero
Perchascant. 60
Cajas de almacenamientocant. 8

Equipo

Televisión
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptador HDMIcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Bateríascant. 12
Router wifi
Mando a distancia de repuesto
Impresora
Memoria USBcant. 2
Baterías externascant. 3
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Cables de repuestocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6
Cables alargadorescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Banderines de paísescant. 30
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Ganchos adhesivoscant. 30
Guirnaldascant. 6
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Urna de votación
Placas numeradascant. 30
Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Expositor de premios
Pizarrascant. 3
Rotuladores de tizacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 70
Platos de postrecant. 60
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 15
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2
Pajitas reutilizablescant. 50
Jarrascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cucharones de servircant. 6
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Cubiterascant. 4
Palangana para lavarcant. 2
Jarras de aguacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 10
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Papel de hornocant. 2
Set de primeros auxilios
Temporizador de cocinacant. 2
Rotuladores para etiquetascant. 4
Etiquetascant. 2

Catering

Compras
Cajas de técant. 3
Bandejascant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Cestas de pancant. 4
Cuencos de postrecant. 8
Filtros de cafécant. 100
Cajas de agua embotelladacant. 4

Limpieza

Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2
Jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 4
Guantes de gomacant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 6 semanas antes si necesitas televisión, sonido, mesas de buffet y espacio para las actuaciones.
Revisa los derechos de emisión y de música antes de publicar el programa. Haz esta comprobación con varias semanas de margen para poder cambiar el formato si surge algún problema.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Con ese número definitivo puedes calcular el catering, las bebidas y la distribución de las mesas.
Prueba la parte técnica el día anterior: portátil, televisión, cables HDMI, adaptador, altavoces, micrófono, regletas y alargadores. Ten baterías, un mando de repuesto y una conexión wifi alternativa preparados.
Imprime los formularios de votación y el material del quiz como mínimo 24 horas antes. Enfría las bebidas la víspera y clasifica la decoración, los banderines, los globos y los accesorios para fotos por zonas de montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de la Canción?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar los derechos y enviar las invitaciones. Deja la confirmación final de asistentes, el catering y las compras para los últimos 7-10 días.
¿Qué equipo técnico necesito para un Festival de la Canción?: Prepara una televisión, un portátil, cables y adaptador HDMI, altavoces, micrófono, soporte, regletas y alargadores. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y lleva baterías y un mando a distancia de repuesto.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Recoge entonces las preferencias dietéticas y calcula las cantidades definitivas de comida y bebida.
¿Cuándo se imprimen las votaciones y el material del quiz?: Imprime ambos materiales como mínimo el día anterior. Prepara algunas copias adicionales, porque los formularios se pueden perder o necesitar durante la votación.

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