Songfestival organisieren: Die komplette Checkliste

Ein Songfestival-Abend steht und fällt mit Bild, Ton und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und Budget fest, prüfe die Übertragungsrechte und reserviere die Location. Danach folgen Einladungen, Zusagen, Ernährungswünsche und das Programm mit Quiz und Abstimmung. Teste Fernseher, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst kurz vor Beginn. Kühlung, Ausdrucke und Dekoration erledigst du am Veranstaltungstag, haltbare Vorräte und Technik besser vorher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Ausstrahlungsrechte prüfen
Location reservieren
Budget festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
Stimmzettel entwerfen
Preise für Quiz einkaufen
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Playlist zusammenstellen
Quizmoderator bestimmen
Musikrechte prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Stimmzettel drucken
Quizmaterial ausdrucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Saal lüften
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Zuschaueraufstellung machen
3 Personen
Fernseher aufstellen
2 Personen
Bildverbindung anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Übertragung prüfen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtdekoration anbringen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks präsentieren
3 Personen
Infotisch einrichten
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Nachmittagsquiz moderieren
2 Personen
Antworten sammeln
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr abräumen
2 Personen
Abstimmungsrunde erklären
Stimmzettel austeilen
2 Personen
Stimmen sammeln
2 Personen
Ergebnisformular vorbereiten
2 Personen
Finale ankündigen
Finale-Übertragung starten
2 Personen
Snackbuffet offen halten
2 Personen
Abstimmungsergebnis bekanntgeben
Gewinner gratulieren
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration abholen
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 60
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

Fernseher
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 12
WLAN-Router
Ersatzfernbedienung
Drucker
USB-StickAnz. 2
PowerbanksAnz. 3
KabelbinderAnz. 50
Gaffer TapeAnz. 4
KabelmattenAnz. 8
ErsatzkabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
LänderfähnchenAnz. 30
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebehakenAnz. 30
GirlandenAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 20
TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Stimmurne
NummerntafelnAnz. 30
TischnummernAnz. 8
Willkommensschild
Preisdisplay
KreidetafelnAnz. 3
KreidestifteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 70
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 15
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2
Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 50
KaraffenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
WasserkannenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
BackpapierAnz. 2
Erste-Hilfe-Set
KüchenweckerAnz. 2
EtikettenstifteAnz. 4
EtikettenAnz. 2

Catering

Einkäufe
TeedosenAnz. 3
TablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 12
BrotkörbeAnz. 4
DessertschalenAnz. 8
KaffeefilterAnz. 100
Kisten mit FlaschenwasserAnz. 4

Reinigung

MülleimerAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifeAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 4

Tipps

Plane die Technik mindestens 48 Stunden vorher vollständig durch: Fernseher, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofon anschließen und den Ton im Raum testen. Lege Batterien, eine Ersatzfernbedienung und Verlängerungskabel griffbereit.
Erfasse Zusagen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Abend. Erst dann lassen sich Cateringmengen, Getränke und Sitzplätze zuverlässig berechnen.
Bereite Quizfragen, Stimmzettel und Moderationsmaterial mindestens 2 Tage vorher vor. Drucke einige zusätzliche Stimmzettel und Quizbögen aus, falls Gäste spontan dazukommen.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle haltbare Vorräte bereits am Vortag bereit. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde.
Ordne die Dekoration nach Einsatzort, bevor du sie aufhängst: Länderfähnchen und Wimpelketten für den Raum, Fotowand und Fotoprops für eine feste Ecke. Klebehaken, Ballonpumpe und zusätzliche Batterien werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Songfestival-Party planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Übertragungsrechten. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher verschickt werden, damit du Catering und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Songfestival-Abend?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die genaue Menge erst, wenn die Rückmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen.
Welche Technik brauche ich für eine Songfestival-Übertragung?: Plane mindestens Fernseher, Laptop, HDMI-Kabel, passenden HDMI-Adapter, Lautsprecher und Verlängerungskabel ein. Teste Bild und Ton 48 Stunden vorher und halte Batterien sowie eine Ersatzfernbedienung bereit.
Wann sollte ich Quiz und Abstimmung vorbereiten?: Erstelle Quizfragen, Stimmzettel und das Programm mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung. Drucke alles vorher aus und bestimme spätestens am selben Tag eine Person für die Quizmoderation.

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