Checklist pour organiser un festival de la chanson

Organiser un festival de la chanson demande plus qu’une playlist et quelques tables. Il faut fixer le lieu, vérifier les droits de diffusion, gérer les inscriptions et préparer un programme qui tient dans le temps prévu. Cette checklist couvre aussi le quiz, les bulletins de vote, le catering et les essais techniques. Suis les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les impressions, les piles, les câbles et les boissons à refroidir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion
Réserver le lieu
Définir le budget
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Établir le programme
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Concevoir les bulletins de vote
Acheter les lots pour le quiz
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Composer la playlist
Désigner l’animateur du quiz
Vérifier les droits musicaux
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Imprimer les bulletins de vote
Imprimer le matériel de quiz

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre en place l’agencement pour les spectateurs
3 personnes
Installer la télévision
2 personnes
Connecter la liaison vidéo
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Contrôler la diffusion
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Aménager le stand d’information
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer le quiz de l’après-midi
2 personnes
Recueillir les réponses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Expliquer le tour de vote
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
Recueillir les votes
2 personnes
Préparer le formulaire de résultats
2 personnes
Annoncer la finale
Lancer la diffusion finale
2 personnes
Maintenir le buffet de snacks ouvert
2 personnes
Annoncer les résultats du vote
Féliciter le gagnant
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Cintresqté 60
Caisses de rangementqté 8

Équipement

Télévision
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pilesqté 12
Routeur Wi-Fi
Télécommande de rechange
Imprimante
Clé USBqté 2
Batteries externesqté 3
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Passe-câblesqté 8
Câbles de rechangeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Rallongesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Fanions de paysqté 30
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Crochets adhésifsqté 30
Guirlandesqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Urne de vote
Numéros de tableqté 30
Numéros de tableqté 8
Panneau d’accueil
Présentoir des prix
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Petits bolsqté 15
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2
Pailles réutilisablesqté 50
Carafesqté 8
Verres doseursqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Carafes d’eauqté 6
Bacs de stockageqté 10
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Papier cuissonqté 2
Kit de premiers secours
Minuteur de cuisineqté 2
Marqueurs d'étiquetageqté 4
Étiquettesqté 2

Catering

Courses
Boîtes de théqté 3
Plateauxqté 6
Pains de glaceqté 12
Corbeilles à painqté 4
Coupe à dessertqté 8
Filtres à caféqté 100
Caisses d’eau en bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4
Gants en caoutchoucqté 4

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis vérifie immédiatement les droits de diffusion et les besoins techniques du site. Prévois au moins une séance de test avant le jour du festival.
Clôture les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités de catering. Garde une liste finale imprimée pour l’accueil.
Prépare les bulletins de vote et le matériel du quiz avant les achats finaux. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et vérifie que les questions, les lots et les règles correspondent au programme.
Teste l’ordinateur portable, la télévision, les câbles HDMI, les haut-parleurs et le microphone dans la configuration réelle. Prévois des piles, des rallonges, des multiprises et une télécommande de rechange accessibles.
Refroidis les boissons suffisamment tôt et installe les stocks non périssables avant l’arrivée des invités. Trie aussi la décoration, les fanions, les guirlandes lumineuses et le mur photo pour réduire le montage de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la chanson ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier les droits, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Ajoute une dernière semaine pour confirmer le programme, les quantités et la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival de la chanson ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de confirmer les participants et le catering.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Fais un premier test au moins 3 jours avant le festival et un contrôle complet le jour même, 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie notamment l’image, le son, les câbles HDMI, les rallonges et les piles.
Quand faut-il préparer les bulletins de vote et le quiz ?: Finalise les questions, les bulletins et le matériel du quiz au plus tard 3 jours avant l’événement. Imprime les documents la veille, avec quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui seraient perdus ou abîmés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.