Sollicitatiebeurs organiseren: een praktische checklist

Een sollicitatiebeurs vraagt om meer dan werkgevers en bezoekers bij elkaar brengen. Je moet vacatures en werkgeversprofielen controleren, de standindeling maken en registratie op de dag zelf soepel laten verlopen. Begin met datum, programma en locatie, open daarna de inschrijvingen en werk toe naar definitieve lijsten, badges en informatiepakketten. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Werkgevers benaderen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Flyers verspreiden
2 personen
Werkgeversinschrijvingen verwerken
Kandidaataanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Werkgeversprofielen verzamelen
2 personen
Vacatureteksten controleren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Catering reserveren
Parkeerinformatie verzamelen
Plattegrond ontwerpen
Naamkaartjes ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma definitief maken
2 personen
Werkgeversbrief versturen
Bezoekersbevestiging versturen
Badges en lijsten afdrukken
2 personen
Vacaturemappen samenstellen
3 personen
Infopakketten samenstellen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Techniek en stroom testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Werkgeversstands opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Laptops en printers aansluiten
2 personen
Wifi-informatie zichtbaar maken
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Catering en dieetlabels controleren
2 personen
Werkgevers ontvangen
3 personen
Standmateriaal uitdelen
2 personen
Werkgeversbriefing geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Plattegronden uitdelen
2 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon en presentaties bedienen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Aanmeldingen bijwerken
Avondronde langs stands maken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Werkgevers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Registratiebalie afbreken
2 personen
Werkgeversmateriaal verzamelen
4 personen
Presentatieapparatuur uitschakelen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Werkgeversbedankbericht versturen
Bezoekersbedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Infobalie
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Folderstandaardsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Printersaantal 2
Presentatiescherm
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Kleedkamerspiegelsaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Kurkentrekkersaantal 2
Serveerkommenaantal 12
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Standbordenaantal 24
Naambordhoudersaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 250
Badgeclipsaantal 250
Registratiebakkenaantal 4
Clipboardmappenaantal 12

Presentatie

Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Laserpointersaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handvegersaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast voordat je werkgevers benadert. Reserveer catering en bevestig de locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf, zodat je standindeling en techniek op tijd kunt plannen.
Open werkgevers- en kandidaatregistratie met aparte formulieren. Vraag werkgeversprofielen, vacatureteksten en dieetwensen direct mee; controleer vacatureteksten minimaal 10 werkdagen voor de beurs.
Maak de standindeling op basis van het definitieve aantal werkgevers en houd ruimte vrij voor de registratiebalie, infobalie, looproutes en eventuele presentatie. Zet per stand een tafel, stoelen en de benodigde folderstandaard klaar.
Stuur werkgeversbrief en bezoekersbevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf. Voeg parkeerinformatie, plattegrond, aanvangstijd en instructies voor badges of naamkaartjes toe; dat voorkomt vragen bij binnenkomst.
Test laptops, printers, projector, presentatiescherm, microfoon en luidsprekers minstens 2 uur voor opening. Leg verlengkabels, verdeelstekkers en oplaadstations klaar en controleer tegelijk de catering, koffiekopjes en waterpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sollicitatiebeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Werkgevers benaderen, locatie en catering reserveren en deelnemersregistratie openen kosten de meeste tijd; plan de definitieve programma- en standcontrole in de laatste 10 werkdagen.
Wanneer moet ik werkgevers uitnodigen voor een sollicitatiebeurs?: Benader werkgevers 8 tot 10 weken voor de beurs en geef minimaal 3 weken inschrijftijd. Vraag meteen hun werkgeversprofiel en vacatureteksten op, zodat je de informatiepakketten en communicatie kunt controleren.
Wanneer sluit je de registratie voor een sollicitatiebeurs?: Sluit kandidaatregistratie 3 tot 5 werkdagen vooraf als je met deelnemerslijsten, badges of catering werkt. Verwerk daarna de laatste aanmeldingen en druk badges, lijsten, vacaturemappen en infopakketten af.
Hoeveel personeel heb je nodig bij een sollicitatiebeurs?: Reken minimaal op 1 persoon bij de registratiebalie, 1 bij de infobalie en 1 coördinator voor techniek en werkgevers. Vanaf ongeveer 100 bezoekers voeg je per 50 extra bezoekers minstens 1 floormanager toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.