Checklist para organizar una feria de empleo

Organizar una feria de empleo exige coordinar a empleadores, candidatos, recinto y proveedores sin perder información por el camino. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y el programa hasta las acreditaciones, los puestos y el catering. Te ayuda a saber qué cerrar primero, qué confirmar antes del montaje y qué materiales suelen faltar el día del evento. Úsala como guía de seguimiento para que cada empresa y cada visitante llegue con instrucciones claras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los empleadores
2 personas
Abrir el registro de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Repartir flyers
2 personas
Procesar las inscripciones de empleadores
Procesar las solicitudes de candidatos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar perfiles de empleadores
2 personas
Revisar los textos de вакансantes
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Reservar el catering
Recopilar información de aparcamiento
Diseñar el plano
Diseñar tarjetas de nombre
Diseñar la señalización
Definir el programa final
2 personas
Enviar la carta al empleador
Enviar la confirmación a los visitantes
Imprimir acreditaciones y listas
2 personas
Preparar carpetas de vacantes
3 personas
Preparar los paquetes informativos
2 personas
Revisar el pedido de catering
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar los stands de empleadores
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar portátiles e impresoras
2 personas
Mostrar la información de wifi
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar catering y etiquetas de dieta
2 personas
Recibir a los empleadores
3 personas
Repartir el material del stand
2 personas
Dar la briefing para empleadores
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Repartir planos
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Manejar el micrófono y las presentaciones
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Actualizar inscripciones
Hacer la ronda nocturna por los stands
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los empleadores
2 personas

Seguimiento

Desmontar el mostrador de registro
2 personas
Recopilar material para empleadores
4 personas
Apagar el equipo de presentación
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los empleadores
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mostrador de información
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Portafolletoscant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Impresorascant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Espejos de los vestuarioscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Sacacorchoscant. 2
Cuencos de serviciocant. 12
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 2

Decoración

Mantelescant. 24
Carteles de standcant. 24
Portanombrescant. 30
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Photowall

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 250
Ganchos para acreditacionescant. 250
Cajas de registrocant. 4
Carpetas portapapelescant. 12

Presentación

Pizarras de hojascant. 4
Atriles de rotafoliocant. 4
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Punteros lásercant. 2

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 3

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva del recinto antes de abrir las inscripciones. Si cambias los horarios después, tendrás que actualizar invitaciones, confirmaciones, señalización y el plano de puestos.
Empieza a contactar con los empleadores con varias semanas de margen y fija una fecha límite para recibir sus perfiles y textos de vacantes. Así puedes revisar la información antes de publicarla y preparar carpetas sin trabajar a última hora.
No esperes al día anterior para ordenar los puestos. Diseña el plano cuando conozcas el número de empleadores, asigna mesas y sillas, y comprueba que el mostrador de registro, información y los portafolletos tengan una ubicación visible.
Envía a los candidatos una confirmación con el horario, el acceso, el aparcamiento y lo que deben llevar. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al catering una cifra actualizada antes de revisar el pedido final.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: portátiles, impresoras, pantalla, proyector, micrófono, altavoces, regletas, cables alargadores y estaciones de carga. Lleva también acreditaciones, listas y paquetes informativos impresos por si falla la conexión o una impresora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y contactar con los empleadores. Abre las inscripciones cuando el programa y la información básica del evento estén confirmados.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de empleadores?: Fija el cierre entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para procesar las inscripciones, revisar los perfiles y vacantes, diseñar el plano y preparar las carpetas de cada puesto.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y las listas?: Imprímelas entre 2 y 5 días antes, cuando las solicitudes de candidatos estén revisadas. Guarda una versión digital y deja algunas copias adicionales para cambios o registros en el lugar.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de una feria de empleo?: Revisa el pedido 3 o 4 días antes, con el número actualizado de asistentes y las preferencias dietéticas. Confirma también la hora de entrega y que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras suficientes.

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