Bedrijvenbeurs organiseren: checklist en planning

Een bedrijvenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en uitnodigingen. Je moet deelnemers registreren, bedrijven logisch indelen en techniek, catering en bewegwijzering op elkaar afstemmen. Begin met de deelnemerslijst en werk daarna naar standnummers, bevestigingen en de plattegrond toe. In de laatste week controleer je vooral leveringen, badges, presentatiemiddelen en vluchtroutes. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding én de opbouwdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst samenstellen
Bedrijven uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Bevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Standnummers toewijzen
Standhouders informeren
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Personeelsrooster maken
Leveringen afstemmen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Naambadges ontwerpen
Naambadges printen
Standhoudersmappen maken
2 personen
Bewegwijzering printen
Programma printen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimte vrijmaken
4 personen
Vloer en entree schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten begeleiden
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 25
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 25
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletaantal 2
Printer
Kassalade
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Plantdecoratieaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Naambordhoudersaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Fotowand

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Naambadgesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Bezoekersformulierenaantal 150
Standhoudersmappenaantal 25
Polsbandjesaantal 150

Presentatie

Programmaflyersaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Flyerbakkenaantal 30
A4-lijstenaantal 30
Flip-oversaantal 2
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 10
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 10
Kabelbindersaantal 200
Tie-wrapsaantal 100
Tafelnummersaantal 25
Pijlbordenaantal 12
Entreebanner
Rolbannersaantal 4

Tips

Stuur bevestigingen pas nadat dieetwensen en standinformatie zijn verwerkt. Vermeld daarin het standnummer, de aanlevertijd en wat een standhouder zelf moet meenemen.
Maak de plattegrond niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Houd ook rekening met looproutes, de registratiebalie, buffettafels, vluchtroutes en voldoende ruimte rond presentaties.
Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en luidsprekers uiterlijk één werkdag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker per presentatielocatie klaar.
Print naambadges, standhoudersmappen, programma's en bewegwijzering vóór de opbouwdag. Neem extra exemplaren mee: reken op minimaal 10 procent reserve voor last-minute wijzigingen en beschadigingen.
Plan verse producten en catering zo dat ze pas kort voor de ontvangst binnenkomen. Controleer bij levering meteen aantallen, dieetmaaltijden, servies en koeling; ontbrekende spullen zijn op de beursdag lastig te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en reserveringen. Plan de standindeling, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor de beurs definitief in.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een bedrijvenbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor het vrijmaken van de ruimte, het plaatsen van standtafels en standwanden, registratiebalie en bewegwijzering. Tel extra tijd op als leveringen op de dag zelf binnenkomen of als er presentaties zijn.
Hoeveel badges moet ik voor een bedrijvenbeurs printen?: Print voor iedere aangemelde deelnemer en standhouder één badge en houd minimaal 10 procent extra achter de registratiebalie. Bij 200 verwachte aanwezigen betekent dat 220 badges.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijvenbeurs bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 10 werkdagen vooraf, zodra het verwachte aantal bezoekers en de dieetwensen bekend zijn. Bevestig de definitieve aantallen nogmaals 3 tot 5 werkdagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.