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Jobmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Arbeitgeber brauchen klare Informationen, Bewerber eine einfache Registrierung und das Team vor Ort einen belastbaren Ablauf. Plane zuerst Datum, Programm und Location, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Stellenanzeigen, Lageplan und Teilnehmerunterlagen. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Catering, Beschilderung und Namensschilder noch einmal gemeinsam.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Arbeitgeber kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Flyer verteilen

    2 Personen

  • Arbeitgeberanmeldungen bearbeiten

  • Kandidatenanmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Arbeitgeberprofile sammeln

    2 Personen

  • Stellenanzeigen prüfen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Catering reservieren

  • Parkinformationen sammeln

  • Lageplan entwerfen

  • Namensschilder entwerfen

  • Beschilderung entwerfen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Arbeitgeberbrief versenden

  • Besucherbestätigung versenden

  • Badges und Listen drucken

    2 Personen

  • Bewerbungsordner zusammenstellen

    3 Personen

  • Infopakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

  • Technik und Strom testen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Arbeitgeberstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Laptops und Drucker anschließen

    2 Personen

  • WLAN-Informationen sichtbar machen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Catering und Diätetiketten prüfen

    2 Personen

  • Arbeitgeber empfangen

    3 Personen

  • Standmaterial verteilen

    2 Personen

  • Arbeitgeber-Briefing geben

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Pläne verteilen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon und Präsentationen bedienen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Anmeldungen aktualisieren

  • Abendrunde an den Ständen machen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Arbeitgeber verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Registrierungsstand abbauen

    2 Personen

  • Material für Arbeitgeber sammeln

    4 Personen

  • Präsentationsgeräte ausschalten

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Arbeitgeber senden

  • Dankesnachricht an Besucher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 24
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 12
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • Infostand
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • ProspektständerAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • DruckerAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • SteckdosenleistenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • UmkleidespiegelAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KorkenzieherAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • StandschilderAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Fotowand

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 250
  • Badge-ClipsAnz. 250
  • RegistrierungsboxenAnz. 4
  • KlemmbrettmappenAnz. 12

Präsentation

  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-StänderAnz. 4
  • WhiteboardsAnz. 2
  • WhiteboardmarkerAnz. 12
  • LaserpointerAnz. 2

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • HandfegerAnz. 3

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Standaufteilung spätestens vier Wochen vor der Jobmesse fest. So sehen Arbeitgeber früh, wo ihre Messetische stehen und welche Ausstattung sie benötigen.
  • Schließe die Arbeitgeberanmeldungen etwa zehn Tage vorher ab und prüfe jede Stellenanzeige auf Aktualität. Fehlende Arbeitgeberprofile oder unklare Jobangebote fallen kurz vor dem Termin besonders häufig auf.
  • Öffne die Teilnehmerregistrierung mindestens drei Wochen vor der Messe und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Die Cateringbestellung sollte fünf bis sieben Tage vorher anhand der Anmeldungen kontrolliert werden.
  • Schicke Arbeitgeber- und Besucherbestätigungen spätestens drei Tage vor der Veranstaltung. Füge Parkinformationen, Lageplan, Einlasszeit und den Hinweis auf Bewerbungsunterlagen in beide Kommunikationsläufe passend ein.
  • Teste Laptops, Drucker, Präsentationsbildschirm, Projektor, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag. Plane für die Registrierung zusätzlich gedruckte Badges und Listen ein, falls WLAN oder Drucker ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und der Kontaktaufnahme zu Arbeitgebern. Die Registrierung und Werbung sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin starten.
Wann muss man Arbeitgeber zu einer Jobmesse einladen?
Versende die erste Anfrage idealerweise sechs Wochen vor der Jobmesse. Eine verbindliche Arbeitgeberbestätigung mit Standinformationen, Aufbauzeit und Programm sollte spätestens zehn Tage vorher verschickt werden.
Wie viele Bewerberunterlagen braucht man für eine Jobmesse?
Drucke pro erwarteter Besucherin und erwartetem Besucher mindestens einen Bewerbungsordner oder ein Infopaket. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen abgedeckt sind.
Wann sollte das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
Reserviere das Catering frühzeitig und prüfe die endgültige Bestellung fünf bis sieben Tage vor der Messe. Berücksichtige dabei die registrierten Personen, Arbeitgeber, Helfer sowie gemeldete Ernährungswünsche.

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