Checklist pour organiser un salon de l’emploi

Un salon de l’emploi demande une coordination précise entre employeurs, candidats, lieu et prestataires. Commence par fixer la date et le programme, puis ouvre les inscriptions avant de lancer les invitations et la promotion. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les profils, les offres, le plan des stands et les besoins alimentaires. Cette checklist t’aide à suivre les démarches dans l’ordre, jusqu’à l’impression des badges et la préparation des dossiers.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les employeurs
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
2 personnes
Traiter les inscriptions des employeurs
Traiter les inscriptions des candidats
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
Vérifier les textes des offres d’emploi
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le catering
Collecter les informations de stationnement
Concevoir le plan
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer la lettre aux employeurs
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Imprimer les badges et les listes
2 personnes
Composer les dossiers de candidature
3 personnes
Composer les dossiers d’information
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter les stands des employeurs
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher les ordinateurs portables et les imprimantes
2 personnes
Afficher les informations Wi-Fi
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le traiteur et les étiquettes alimentaires
2 personnes
Accueillir les employeurs
3 personnes
Distribuer le matériel de stand
2 personnes
Faire le briefing des employeurs
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro et les présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Mettre à jour les inscriptions
Faire la tournée du soir des stands
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes

Suivi

Démonter le comptoir d'inscription
2 personnes
Rassembler le matériel des employeurs
4 personnes
Éteindre le matériel de présentation
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux employeurs
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Présentoirs à brochuresqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Imprimantesqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Miroirs de vestiaireqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Tire-bouchonsqté 2
Saladiers de serviceqté 12
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 24
Panneaux de standqté 24
Porte-nomsqté 30
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Mur photo

Inscription

Porte-nomsqté 250
Pinces à badgeqté 250
Bacs d'inscriptionqté 4
Chemises à pinceqté 12

Présentation

Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pointeurs laserqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Balais à mainqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de contacter les employeurs : ils doivent connaître les horaires, le format des échanges et les délais d’inscription dès le premier message.
Ouvre les inscriptions des employeurs et des candidats suffisamment tôt pour suivre séparément les deux listes. Prévois une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Demande les profils des employeurs et vérifie les textes des offres au plus tard 10 jours avant le salon. Tu éviteras ainsi d’imprimer des informations obsolètes dans les dossiers et sur les supports.
Finalise le plan des stands, la signalétique et les badges au moins 5 jours avant l’événement. Vérifie notamment l’emplacement de l’accueil, du bureau d’information, du matériel de présentation et des espaces de circulation.
Confirme le traiteur, les besoins alimentaires et les informations de stationnement 48 heures avant l’ouverture. Le jour J, garde les listes imprimées, les badges, les dossiers et quelques rallonges accessibles à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’emploi ?: Commence au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, contacter les employeurs, réserver le lieu et ouvrir les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’emploi ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant l’événement et ferme-les 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, vérifier les profils et préparer les listes.
Quand imprimer les badges et les dossiers des participants ?: Imprime les badges, les listes et les dossiers 3 à 5 jours avant le salon, après la dernière vérification des inscriptions. Prépare une petite réserve de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de l’emploi ?: Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, les stands, l’accueil, la signalétique et le matériel audiovisuel. Ajoute 30 minutes pour tester les ordinateurs, l’imprimante, le micro et les branchements.

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