Boekpresentatie organiseren: checklist en planning

Een boekpresentatie vraagt meer voorbereiding dan alleen een auteur en een stapel boeken. Leg eerst datum, programma, locatie en sprekers vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, techniek en verkoop. In de laatste week controleer je de presentatiebestanden, boekvoorraad en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: locatie openen, stoelen en tafels plaatsen, techniek testen en boeken klaarleggen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Auteur en spreker bevestigen
Boekvoorraad bestellen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persuitnodiging versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Boekverkoop voorbereiden
2 personen
Betaalmogelijkheden controleren
Presentatiebestanden verzamelen
Techniek testen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
Boeken en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Boeken klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Team kort instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma aankondigen
Auteur introduceren
Boekpresentatie begeleiden
Microfoon doorgeven
Vragen uit het publiek verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Boeken verkopen
2 personen
Boeken laten signeren
2 personen
Fotomoment begeleiden
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven boeken tellen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boeken opslaan
Onkosten en verkoop afronden
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Tafelsaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 4
Boekenkastenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Boekpostersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Boekverkoop

Boekenaantal 100
Betaalterminal
Contantgeldkist
Prijskaartjesaantal 4
Boekentassenaantal 100

Registratie

Aanwezigheidslijstenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Balpennenaantal 20
Programmakaartenaantal 100
Clipboardsaantal 4

Presentatie

Spreektafel
Boekenleggersaantal 150
Notitieblokkenaantal 20
Pennen voor signerenaantal 12
Presentatieafstandsbediening

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk 2 dagen vooraf en test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers samen. Controleer ook of verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten lang genoeg zijn.
Bestel de boekvoorraad zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat, met extra exemplaren voor spontane bezoekers. Leg boeken, boekposters en betaalmogelijkheden op één verkooptafel klaar.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de presentatie in de cateringbestelling. Zet koffie, thee en water klaar met kannen, thermoskannen en voldoende kopjes en glazen voordat het programma begint.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor ontvangst. Gebruik het eerste halfuur voor locatie openen en ruimtes controleren, daarna voor tafels, stoelen, presentatietafel en decoratie.
Bevestig de aanmeldingen uiterlijk 2 dagen van tevoren met begintijd, locatie en programma. Vermeld ook hoe laat gasten binnen kunnen en waar boekverkoop na afloop plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekpresentatie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, auteur en spreker. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de presentatie en plan de definitieve controles in de laatste 7 dagen.
Hoeveel boeken moet ik bestellen voor een boekpresentatie?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en bestel ongeveer 10 tot 20 procent extra voor spontane bezoekers en extra verkoop. Controleer de voorraad opnieuw 3 dagen voor het evenement.
Wanneer moet ik de techniek voor een boekpresentatie testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 2 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Trek voor die laatste controle minstens 30 minuten uit, inclusief het testen van presentatiebestanden en microfoons.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een boekpresentatie op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, controleren van de ruimtes, plaatsen van tafels en stoelen, inrichten van de presentatietafel en testen van de techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.