Checklist voor een goed voorbereid sollicitatie-evenement
Een sollicitatie-evenement vraagt om meer dan vacatures en uitnodigingen. Je moet bedrijven en kandidaten op elkaar afstemmen, interviewblokken plannen en zorgen dat iedereen weet waar hij moet zijn. Deze checklist helpt je van de eerste aanmeldingen tot de ontvangst op de dag zelf. Let vooral op zaken die vaak te laat gebeuren: interviewvoorkeuren, route-informatie, printwerk, techniek en de inrichting van afzonderlijke interviewruimtes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vacatures en programma opstellen
2 personen
Bedrijven en kandidaten uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Interviewvoorkeuren verzamelen
2 personen
Interviewrooster samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemers bevestigen
2 personen
Interviewers bevestigen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Interviewformulieren printen
Aanwezigheidslijst printen
Routebeschrijving versturen
Cateringbestelling controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Interviewruimtes inrichten
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Presentatie testen
2 personen
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Interviewmaterialen klaarleggen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Bedrijven introduceren
2 personen
Kandidaten naar interviews begeleiden
3 personen
Interviewruimtes gereed houden
2 personen
Hapjes en buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Statafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Flip-oversaantal 4
- Presentatiestiftenaantal 12
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelkledenaantal 12
- Bedrijfsbannersaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Tafellampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalzakkenaantal 30
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel interviewvoorkeuren zodra de aanmeldingen binnenkomen. Gebruik die informatie om het rooster te maken en houd ruimte voor uitloop tussen twee gesprekken.
- Stuur programma, routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers, bedrijven en interviewers. Vraag daarna om bevestiging, zodat je open plekken en afmeldingen tijdig ziet.
- Print interviewformulieren, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst uiterlijk de dag vóór het evenement. Leg per interviewruimte de juiste formulieren en schrijfmateriaal klaar.
- Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoon en luidsprekers minimaal 1 uur vóór de start. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of presentaties zonder internetverbinding werken.
- Richt de locatie in deze volgorde in: tafels en stoelen, registratiebalie, interviewruimtes, cateringbuffet en bewegwijzering. Koel dranken pas nadat de koelkist of koelbox op de juiste plek staat en de ontvangstbalie vrij toegankelijk is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sollicitatie-evenement organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met vacatures, programma en uitnodigingen. Plan het interviewrooster zodra de aanmeldingen binnen zijn en stuur de definitieve informatie minimaal 3 dagen voor het evenement.
- Hoe maak ik een interviewrooster voor een sollicitatie-evenement?
- Verzamel eerst de interviewvoorkeuren van kandidaten en bedrijven. Plan daarna vaste gesprekblokken met 5 tot 10 minuten wisseltijd en houd minstens 1 reserveblok per dagdeel vrij voor uitloop of een last-minute gesprek.
- Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een sollicitatie-evenement?
- Zet minimaal 1 uur vooraf de registratiebalie, interviewruimtes, catering en bewegwijzering klaar. Leg naamkaartjes, aanwezigheidslijst, interviewformulieren en presentatiemateriaal per onderdeel op de juiste plek.
- Wanneer bevestig ik deelnemers en interviewers?
- Stuur een eerste bevestiging zodra de aanmelding is verwerkt en vraag uiterlijk 3 dagen voor het evenement om een definitieve bevestiging. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de aanwezigheid en pas het rooster aan bij afmeldingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!