Bewerbungsveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Bewerbungsveranstaltung verbindet Unternehmenspräsentationen, Gespräche und Bewerberbetreuung in einem engen Zeitplan. Damit am Veranstaltungstag niemand auf fehlende Unterlagen, unklare Räume oder kalte Technik wartet, legst du Programm, Zusagen und Interviewplan früh fest. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Wegbeschreibung, Namensschilder und die Registrierung ein. Die Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zum aufgeräumten Veranstaltungsort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Stellenanzeigen und Programm erstellen
2 Personen
Unternehmen und Kandidaten einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Interviewpräferenzen sammeln
2 Personen
Interviewplan zusammenstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Interviewer bestätigen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Interviewformulare drucken
Anwesenheitsliste drucken
Wegbeschreibung versenden
Cateringbestellung prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Interviewräume einrichten
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
Interviewmaterialien bereitlegen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
Firmen vorstellen
2 Personen
Kandidaten zu Interviews begleiten
3 Personen
Interviewräume bereit halten
2 Personen
Snacks und Buffet auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
Networking begleiten
3 Personen
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Catering aufräumen
3 Personen
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FlipchartsAnz. 4
- PräsentationsmarkerAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- TischdeckenAnz. 12
- FirmenbannerAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- MüllsäckeAnz. 30
- PutzeimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe Anmeldungen und Interviewpräferenzen spätestens 7 Tage vorher ab. Danach kannst du den Interviewplan erstellen, Teilnehmer und Interviewer bestätigen und Überschneidungen vermeiden.
- Sende das Programm, die Wegbeschreibung und organisatorische Hinweise spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Bitte Teilnehmer außerdem um eine kurze Rückmeldung, falls sich ihre Anreise oder Teilnahme ändert.
- Bereite pro Interview mindestens ein Formular und ein Namensschild vor, plus 10 Prozent Reserve. Drucke zusätzlich eine Anwesenheitsliste und lege die Interviewmaterialien nach Raum oder Gesprächszeit sortiert aus.
- Teste Präsentation, Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag mit genau den Dateien, die verwendet werden. Lege Verlängerungskabel und Präsentationsmarker nicht erst beim Aufbau bereit.
- Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn und richte das Cateringbuffet so ein, dass sich wartende Bewerber nicht am Registrierungstresen stauen. Prüfe die Cateringbestellung am Vortag noch einmal gegen die erfassten Ernährungswünsche.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Bewerbungsveranstaltung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Stellenanzeigen, Programm und Einladungen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Präferenzen und der Interviewplan feststehen.
- Wann verschickt man das Programm einer Bewerbungsveranstaltung?
- Sende das Programm spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an alle Teilnehmer. Die Wegbeschreibung und Hinweise zur Registrierung sollten in derselben Nachricht enthalten sein.
- Wie viele Interviewräume braucht eine Bewerbungsveranstaltung?
- Plane pro gleichzeitig stattfindendem Gespräch einen separaten Interviewraum ein. Rechne zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer pro Gesprächsblock ein, damit Verspätungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.
- Was muss man am Tag vor einer Bewerbungsveranstaltung prüfen?
- Prüfe am Vortag die Cateringbestellung, die Namensschilder, Formulare und Anwesenheitsliste sowie Beamer, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher. Kontrolliere außerdem, ob Tische, Stühle, Wegweiser und die Registrierung vollständig vorbereitet sind.
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