Checklist pour organiser un événement de recrutement

Un événement de recrutement doit permettre aux entreprises et aux candidats de se rencontrer sans perdre de temps. Le travail commence par les offres, les invitations et les inscriptions, puis se poursuit avec le planning des entretiens, les confirmations et les indications d’accès. Le jour même, prévoyez un accueil identifiable, des espaces d’entretien calmes et tout le matériel de présentation. Cette checklist regroupe 47 tâches et 37 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir les offres d’emploi et le programme
2 personnes
Inviter les entreprises et les candidats
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les préférences pour les interviews
2 personnes
Établir le planning des interviews
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les participants
2 personnes
Confirmer les intervieweurs
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires d'interview
Imprimer la liste de présence
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les espaces d’interview
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Installer l'éclairage et la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d’interview
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Présenter les entreprises
2 personnes
Accompagner les candidats aux entretiens
3 personnes
Maintenir les salles d'interview prêtes
2 personnes
Réapprovisionner les snacks et le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Animer le moment de networking
3 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Chevaletsqté 4
Marqueurs de présentationqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 12
Bannières d'entrepriseqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sacs poubelleqté 30
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le planning des entretiens dès que les inscriptions sont suffisamment avancées. Prévoyez des créneaux distincts pour chaque entreprise et gardez une marge de 10 à 15 minutes en cas de retard.
Demandez les besoins alimentaires et les préférences d’entretien au moment de l’inscription, puis envoyez le programme final plusieurs jours avant l’événement. Cela évite de modifier les rendez-vous au dernier moment.
Préparez les badges nominatifs, la liste de présence et les formulaires d’entretien avant l’arrivée des participants. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour absorber les changements ou les inscriptions tardives.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’ordinateur, le micro et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles manquent souvent lorsque les espaces d’entretien sont éloignés des prises.
Installez le comptoir d’enregistrement, les panneaux indicateurs et les espaces d’entretien avant de mettre en place le buffet. Gardez les boissons au frais et prévoyez un passage final 30 minutes avant l’ouverture pour contrôler le traiteur, l’éclairage et la signalétique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement de recrutement ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour établir les offres, inviter les entreprises et les candidats, traiter les inscriptions et réserver le lieu. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, le programme final et les impressions.
Quand envoyer le programme d’un événement de recrutement ?: Envoyez le programme définitif au moins 3 jours avant l’événement, avec les horaires d’entretien et les indications d’accès. Une confirmation finale 24 heures avant permet de repérer les désistements.
Que faut-il prévoir pour les entretiens de recrutement ?: Réservez un espace séparé par entretien et préparez les formulaires, les badges et le matériel nécessaire. Prévoyez 10 à 15 minutes de battement entre deux créneaux pour gérer les retards et les changements de salle.
Quand installer la salle le jour de l’événement ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, comptoir d’enregistrement, signalétique et espaces d’entretien. Terminez les tests techniques et le contrôle du traiteur 30 à 60 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.