Checklist para organizar un evento de empleo
Un evento de empleo necesita mucho más que reunir empresas y candidatos. Hay que coordinar inscripciones, preferencias para entrevistas, horarios, salas, acreditaciones y material para que cada encuentro avance sin esperas. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde la preparación de vacantes y el programa hasta el montaje del registro, el catering y la señalización. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: confirmar entrevistadores, probar la presentación y preparar formularios suficientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar las vacantes y el programa
2 personas
Invitar a empresas y candidatos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preferencias para entrevistas
2 personas
Elaborar el calendario de entrevistas
2 personas
Hacer reservas
Confirmar participantes
2 personas
Confirmar a los entrevistadores
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los formularios de entrevista
Imprimir la lista de asistencia
Enviar indicaciones
Revisar el pedido de catering
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las salas de entrevistas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar la presentación
2 personas
Colocar la iluminación y la señalización
2 personas
Preparar el material de las entrevistas
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Presentar a las empresas
2 personas
Acompañar a los candidatos a las entrevistas
3 personas
Mantener listas las salas de entrevistas
2 personas
Reponer los aperitivos y el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Coordinar el momento de networking
3 personas
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 6
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores de presentacióncant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Mantelescant. 12
- Banners de empresacant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Bolsas de basuracant. 30
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las vacantes y el programa antes de abrir las inscripciones. Así empresas y candidatos reciben información concreta sobre horarios, perfiles y formato de las entrevistas.
- Recoge las preferencias de entrevistas y las necesidades dietéticas durante la inscripción, no al final. Usa esos datos para preparar el calendario y revisar el pedido de catering con tiempo.
- Envía el programa, las indicaciones y la información práctica varios días antes. Incluye cómo llegar, dónde registrarse y cuándo debe presentarse cada participante.
- Calcula una sala por cada entrevista simultánea y prepara una mesa, dos sillas y el material correspondiente en cada espacio. Coloca las tarjetas de nombre y los formularios antes de abrir el registro.
- Haz una prueba completa de la presentación y del sonido el mismo día del montaje. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de empleo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para preparar vacantes, invitar a empresas y candidatos y gestionar las inscripciones. Reserva el lugar y confirma a los participantes al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el calendario de entrevistas?
- Ciérralo entre 5 y 7 días antes del evento, cuando ya tengas las preferencias de candidatos y entrevistadores. Envía el programa definitivo a todos con al menos 3 días de antelación.
- ¿Cuántos formularios de entrevista y tarjetas de nombre necesito?
- Prepara un formulario por cada entrevista prevista y añade un 10 % adicional para errores o cambios. Imprime una tarjeta de nombre por participante y lleva también entre 5 y 10 tarjetas en blanco.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a un evento de empleo?
- Confirma asistentes, entrevistadores, catering y reservas, y revisa que haya material para todas las salas. Prueba la presentación y el equipo técnico, y deja listas la señalización y la mesa de registro.
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