Solistenwedstrijd organiseren: checklist van inschrijving tot prijsuitreiking

Een solistenwedstrijd vraagt vooral om een strakke planning van deelnemers, jury en optredens. Leg eerst de locatie, juryleden en inschrijfperiode vast; werk daarna het programma en reglement uit. Controleer ruim voor de wedstrijddag de geluidsapparatuur en regel certificaten, catering en bewegwijzering. Op de dag zelf richt je de inschrijftafel en jurytafel in, test je microfoons en speakers en zorg je dat deelnemers weten wanneer ze optreden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Juryleden vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens indelen
2 personen
Wedstrijdreglement versturen
Juryformulieren maken
Programma opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Prijzen en certificaten bestellen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Muziekapparatuur controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma's afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Prijzen inpakken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Juryleden ontvangen
Publiek ontvangen
3 personen
Optredens aankondigen
Deelnemers klaarzetten
2 personen
Wedstrijdblokken begeleiden
2 personen
Juryformulieren verzamelen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Publiek afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Kledingrekaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 12
Lessenaarslampenaantal 6
Koptelefoonaantal 2

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 12
Certificatenaantal 40
Cadeauzakkenaantal 12

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Tips

Plan de inschrijving minimaal 4 weken vooraf en sluit die zodra je het programma kunt maken. Verzamel direct dieetwensen, contactgegevens en eventuele begeleidingsinformatie.
Maak het programma pas nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt. Bevestig iedere deelnemer uiterlijk 7 dagen vooraf met optredenstijd, locatie, reglement en praktische instructies.
Geef juryleden vooraf een identiek juryformulier en leg stopwatch, klemborden en schrijfmateriaal klaar. Plan minstens 30 minuten vóór de eerste deelnemer voor de jury-instructie.
Test microfoons, mengpaneel, speakers, laptop en verlengkabels op locatie minimaal 1 uur voor aanvang. Controleer ook muzieklessenaars, lessenaarslampen en eventuele koptelefoons voordat deelnemers binnenkomen.
Richt een aparte inschrijftafel in met deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s. Zet route- en zaalbordjes vóór de opening neer en houd prijzen en certificaten per deelnemer of categorie verpakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een solistenwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie en juryleden. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen verwerken, het programma, bestellingen en technische controles.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een solistenwedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor de wedstrijddag als je tijd nodig hebt om optredens in te delen. Bevestig deelnemers daarna uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een solistenwedstrijd?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd, waarvan 1 uur voor geluid en techniek. Richt de tafels, stoelen, jurytafel en inschrijftafel eerst in en test daarna de volledige opstelling.
Wat moet de jury krijgen bij een solistenwedstrijd?: Geef elk jurylid een juryformulier, klembord en schrijfmateriaal en leg de beoordelingsafspraken vooraf uit. Plan hiervoor 30 minuten vóór de eerste optredenstijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.