Checklist pour organiser un concours de solistes

Un concours de solistes demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le jury, les passages et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre dans l’ordre, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’installation du dernier pupitre. Prévoyez un programme clair, des formulaires prêts pour chaque membre du jury et un poste d’inscription opérationnel avant l’arrivée des participants. Les détails souvent oubliés sont aussi couverts : signalétique, besoins alimentaires, certificats et chronométrage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir les membres du jury
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les prestations
2 personnes
Envoyer le règlement du concours
Préparer les formulaires du jury
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les participants
Commander les prix et les certificats
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de musique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Emballer les prix
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les membres du jury
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer les spectacles
Préparer les participants
2 personnes
Encadrer les blocs de compétition
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Faire les adieux du public
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètreqté 2
Pupitres de musiqueqté 12
Lampes de pupitreqté 6
Casque audioqté 2

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Prixqté 12
Certificatsqté 40
Sacs cadeauxqté 12

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, de répartir les prestations et de confirmer chaque participant.
Préparez un formulaire du jury par passage, avec une réserve d’au moins 10 % si le nombre de candidats peut encore évoluer. Gardez aussi plusieurs presse-papiers et stylos à la table du jury.
Établissez le programme dès que les inscriptions sont stabilisées, puis envoyez le règlement et les horaires définitifs au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’heure de convocation et l’ordre de passage.
Testez l’équipement sonore, les microphones, la table de mixage et les rallonges la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez également les lampes de pupitre et le chronomètre, souvent négligés lors du montage.
Installez l’accueil, les panneaux de direction et les badges avant l’arrivée du premier candidat. Prévoyez une marge de 30 minutes pour les inscriptions tardives, les changements de salle ou les besoins alimentaires signalés sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de solistes ?: Comptez environ 6 à 8 semaines pour réserver la salle, constituer le jury, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser le programme, imprimer les documents et confirmer les participants.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de solistes ?: Une clôture 3 à 4 semaines avant le concours laisse assez de temps pour traiter les dossiers et répartir les prestations. Si le nombre de candidats est élevé, prévoyez une date limite encore plus tôt pour construire un programme réaliste.
Que faut-il préparer pour le jury d’un concours de solistes ?: Préparez un formulaire pour chaque prestation, des presse-papiers, des stylos et une table dédiée dans une zone calme. Imprimez la liste des participants et le programme au moins 24 heures avant l’ouverture.
Quand installer le matériel le jour du concours ?: Ouvrez la salle au minimum 2 heures avant l’arrivée du public ou des candidats. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, l’accueil, les pupitres et l’équipement sonore, puis de faire un test complet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.