Solistenwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Solistenwettbewerb braucht früh klare Abläufe: Veranstaltungsort, Jury und Anmeldungen bilden die Grundlage. Danach teilst du die Auftritte ein, verschickst Regeln und erstellst Juryformulare sowie Programm. In den letzten Tagen zählen bestätigte Teilnehmerdaten, Preise, Catering und gedruckte Unterlagen. Am Veranstaltungstag müssen Anmeldetisch, Jurytisch, Tonanlage und Beschilderung vor dem ersten Auftritt bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfort reservieren
Jurymitglieder erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Teilnehmer anmelden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte einteilen
2 Personen
Wettkampfregeln verschicken
Juryformulare erstellen
Programm erstellen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Preise und Zertifikate bestellen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Musikanlage überprüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Programme ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Preise verpacken
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Umkleide einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Jurymitglieder empfangen
Publikum empfangen
3 Personen
Auftritte ankündigen
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
Wettkampfblöcke begleiten
2 Personen
Juryformulare einsammeln
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Publikum verabschieden lassen
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage abbauen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal und Küche reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien prüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- StoppuhrAnz. 2
- NotenpulteAnz. 12
- PultlampenAnz. 6
- KopfhörerAnz. 2
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- Einkäufe
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 40
- PreiseAnz. 12
- ZertifikateAnz. 40
- GeschenktütenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Tipps
- Reserviere den Wettbewerbsort möglichst mehrere Wochen vorher und plane für Aufbau, Wettbewerb und Abbau separate Zeitfenster ein. Für den Aufbau von Tischen, Stühlen, Anmeldetisch und Jurytisch solltest du mindestens 90 Minuten vor Beginn vor Ort sein.
- Schließe die Anmeldung nicht erst mit dem Programm ab: Erfasse Ernährungswünsche und besondere Anforderungen direkt bei der Anmeldung und bestätige die Teilnehmer spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb.
- Plane die Auftritte mit festen Startzeiten und einer kurzen Wechselpause. Verschicke Regeln und Zeitplan mindestens 5 Tage vorher, damit Teilnehmer und Jury wissen, wann sie eintreffen müssen.
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop und Verlängerungskabel vor dem Einlass mit genau dem Programm, das später verwendet wird. Lege außerdem Stoppuhr, Notenpulte, Pultlampen und Juryformulare griffbereit an den Jurytisch.
- Drucke Teilnehmerliste und Programm in ausreichender Zahl spätestens am Vortag aus. Verpacke Preise und Zertifikate nach der Reihenfolge der Verleihung und stelle Wegweiser, Raumschilder sowie Namensschilder vor dem Öffnen der Location auf.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Solistenwettbewerb anmelden?
- Beginne mit der Reservierung des Wettbewerbsorts und der Anfrage bei Jurymitgliedern mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Die Teilnehmeranmeldung kann danach mit einer Frist von etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte das Programm für einen Solistenwettbewerb fertig sein?
- Erstelle den Auftrittsplan, sobald die Anmeldefrist geschlossen und die Teilnehmerliste geprüft ist. Verschicke das bestätigte Programm spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb und drucke die endgültigen Exemplare am Vortag.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Solistenwettbewerb?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Anmeldetisch, Jurytisch, Notenpulte und Tonanlage ein. Öffne die Location so früh, dass vor dem Einlass noch ein vollständiger Mikrofon- und Lautsprechertest möglich ist.
- Wie viele Juryformulare und Programme brauche ich?
- Drucke für jedes Jurymitglied ein Formular pro Auftritt plus mindestens 10 Prozent Reserve. Beim Programm reicht ein Exemplar pro Haushalt oder Teilnehmer, ergänzt um 5 bis 10 zusätzliche Exemplare für Jury, Helfer und Nachzügler.
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